Gesundheitsämter übernehmen zentrale Aufgaben im öffentlichen Gesundheitsschutz – von der Infektionsüberwachung bis zur Hygienekontrolle. Dabei entstehen täglich sensible Daten, die rechtssicher und strukturiert verarbeitet werden müssen. Noch bremsen papierbasierte Prozesse und fragmentierte IT-Landschaften vielerorts die Effizienz.
Inhalt
Digitalisierung im Gesundheitsamt – zwischen Anspruch und Realität
Mit dem Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) hat die Bundesregierung im Jahr 2020 ein bundesweites Investitions- und Reformprogramm aufgelegt. Es war eine direkte Reaktion auf die strukturellen Schwächen des ÖGD, die im Zuge der COVID-19-Pandemie deutlich sichtbar wurden: fehlende IT-Infrastruktur, überlastete Prozesse und unzureichende digitale Vernetzung zwischen den Behörden.
Das Ziel des Pakts ist klar definiert: Der Öffentliche Gesundheitsdienst in Deutschland soll nachhaltig gestärkt und modernisiert werden. Bis Ende 2026 sollen Gesundheitsämter in der Lage sein, medienbruchfrei zu arbeiten, standardisierte Prozesse digital abzubilden, besser mit anderen Akteuren des Gesundheitswesens zu kommunizieren und resilienter auf zukünftige Gesundheitskrisen zu reagieren. Neben dem dringend benötigten Personalaufbau liegt ein zentraler Förderschwerpunkt auf der Digitalisierung und technischen Erneuerung der Gesundheitsämter.
Konkret fördert der Bund unter anderem:
- die Einführung elektronischer Aktenlösungen,
- die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI),
- den Aufbau interoperabler IT-Systeme mit offenen Schnittstellen,
- Schulungen und MaĂźnahmen zum Change-Management sowie
- innovative Projekte im Rahmen von „Digitales Gesundheitsamt 2025“.
Allein für den Bereich Digitalisierung stellt der Pakt rund 800 Millionen Euro bereit – verteilt über mehrere Jahre und Förderlinien. Dennoch: Die Umsetzung der geförderten Maßnahmen hinkt in vielen Regionen hinterher. Während einige Kommunen bereits aktiv ihre Digitalstrategie umsetzen, fehlen anderen klare Zielbilder, technisches Know-how oder Projektkapazitäten. Trotz vorhandener Mittel und Förderstrukturen bleibt die digitale Realität in vielen Gesundheitsämtern fragmentiert und inkonsistent.
Um Fortschritte systematisch erfassen und bewerten zu können, wurde das „Reifegradmodell zur Digitalisierung von Gesundheitsämtern“ (ReDiGe) entwickelt. Es dient als praxisorientiertes Analyseinstrument, um den digitalen Status quo zu ermitteln und darauf aufbauend gezielte Maßnahmen zu planen. Bewertet werden acht Dimensionen, darunter Prozessdigitalisierung, IT-Sicherheit, Interoperabilität, digitale Fachverfahrensintegration und Bürgerzentrierung. Diese Einordnung unterstützt eine strategische Weiterentwicklung der Digitalisierung in den Ämtern. Gerade bei der digitalen Vorgangsbearbeitung zeigen sich vielerorts Defizite – insbesondere, wenn es um medienbruchfreie Aktenführung, interne Workflows oder die Verfügbarkeit strukturierter Daten geht. Genau hier setzt die elektronische Akte (E-Akte) als zentraler Baustein an: Sie schafft die Voraussetzung für standardisierte, nachvollziehbare und rechtssichere Fallbearbeitung und ist damit ein Schlüsselinstrument für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalziele im ÖGD.
Was die E-Akte leistet und was nicht
Die E-Akte geht weit über die reine Digitalisierung von Papierakten hinaus. Sie bildet die Verwaltungsvorgänge vollständig digital ab, inklusive strukturierter Ablage, Nachvollziehbarkeit, Versionsmanagement und rechtssicherer Archivierung. In der Praxis bedeutet das: Alle relevanten Dokumente zu einem Fall – sei es ein Infektionsschutzvorgang, ein Hygienebericht oder Bürgeranfragen und Genehmigungen – werden zentral, einheitlich und durchsuchbar abgelegt. Der Zugriff erfolgt rollenbasiert, ortsunabhängig und unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Wichtig ist die Abgrenzung zur elektronischen Patientenakte (ePA), die vorrangig in der medizinischen Versorgung der Versicherten verankert ist. Die E-Akte im Gesundheitsamt hingegen ist ein verwaltungsorientiertes System, das interne Prozesse und gesetzlich definierte Vorgänge unterstützt. Diese Differenzierung ist entscheidend, um Missverständnisse in der Anwendung und Integration zu vermeiden.
Für den Betrieb einer E-Akte sind leistungsfähige technische Grundlagen notwendig. Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet das Rückgrat der Lösung. Es muss offene Schnittstellen bieten, um mit Fachverfahren, E-Mail-Systemen oder der Telematik-Infrastruktur kommunizieren zu können. Ebenso wichtig sind Features wie revisionssichere Archivierung, digitale Signatur, Texterkennung (OCR) sowie Workflow- und Metadatenmanagement. Datenschutz und IT-Sicherheit sind dabei integrale Bestandteile.
Erfahren Sie in unserem Webinar, wie Sie das DMS d.velop documents am besten im Gesundheitsamt einführen können.
Wie die E-Akte den Alltag im Gesundheitsamt transformiert
Die konkreten Anwendungsbereiche der E-Akte sind vielfältig. Im Infektionsschutz unterstützt sie etwa die digitale Fallführung – vom Erstkontakt über die Dokumentation labordiagnostischer Befunde bis hin zur Anordnung von Maßnahmen. Sämtliche Kommunikationsvorgänge mit Bürgern, medizinischem Personal oder anderen Behörden werden zentral in der Fallakte erfasst und dokumentiert.
Auch in der Trinkwasser- und Umweltüberwachung bietet die E-Akte erhebliche Vorteile. Prüfberichte, Laboranalysen, Genehmigungen und Fristen lassen sich lückenlos abbilden und automatisiert verarbeiten. Die Integration von digitalen Workflows beschleunigt zudem Routinen, etwa bei Wiedervorlagen oder Fristversäumnissen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Anbindung an Fachverfahren und Portale im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG). So können z. B. digitale Antragsprozesse, elektronische Meldungen oder Bescheiderstellungen direkt mit der E-Akte verknüpft werden – medienbruchfrei, automatisiert und nachverfolgbar.
Chancen, HĂĽrden und systemische Herausforderungen
Die Einführung einer E-Akte bringt zahlreiche Chancen mit sich: schnellere Bearbeitung, bessere Nachvollziehbarkeit, Entlastung der Mitarbeitenden und höhere Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten. Gleichzeitig ergeben sich auch Herausforderungen. Die Migration bestehender Aktenbestände erfordert sorgfältige Planung, insbesondere bei heterogenen Altsystemen. Auch Fragen der Interoperabilität müssen frühzeitig geklärt werden.
Ein häufig unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Die Einführung einer E-Akte verändert Arbeitsprozesse grundlegend – weg von dokumentenzentrierter Einzelarbeit hin zu kollaborativen, digitalen Workflows. Schulung, Change-Management und Pilotprojekte sind essenziell, um Vorbehalte abzubauen und den Mehrwert erfahrbar zu machen.
Wie lassen sich die Hürden bewältigen und die digitale Transformation im Gesundheitsamt vorantreiben?
Sehen Sie sich dazu unser Webinar „Amt für Amt zur modernen Verwaltung – Schrittweise Digitalisierung am Beispiel des Gesundheitsamts“ an.
Ausblick: Von der E-Akte zur intelligenten Gesundheitsverwaltung
Die E-Akte ist kein Selbstzweck, sondern das Fundament für eine zukunftsfähige digitale Gesundheitsverwaltung. Sie ermöglicht datenbasierte Entscheidungen, effizientere Abläufe und erhöht die Transparenz gegenüber Bürgern und Institutionen. Darüber hinaus bildet sie die technologische Basis für weiterführende Ansätze wie zum Beispiel Smart Government, interkommunale Kooperation und Public-Health-Monitoring auf Landes- oder Bundesebene.
Langfristig können E-Akten auch mit Public-Health-Datenmodellen oder Frühwarnsystemen verknüpft werden – etwa zur Analyse von Infektionsketten, zur Steuerung präventiver Maßnahmen oder zur Evaluation gesundheitsbezogener Programme. Damit leistet die Digitalisierung nicht nur einen Beitrag zur Verwaltungseffizienz, sondern stärkt auch die strategische Handlungsfähigkeit des Gesundheitswesens insgesamt.
Webinar: Amt für Amt zur modernen Verwaltung – Schrittweise Digitalisierung am Beispiel des Gesundheitsamts
Die Digitalisierung im Gesundheitsamt ist komplex – doch mit der richtigen Strategie gelingt sie Schritt für Schritt. In unserem gemeinsamen Webinar mit d.velop zeigen wir Ihnen, wie Sie durch ein ämterweises Vorgehen Prozesse nachhaltig optimieren und Medienbrüche vermeiden.
Erfahren Sie anhand konkreter Praxisbeispiele, welche Projektschritte notwendig sind und wie Sie mit passenden Softwarelösungen eine moderne, effiziente Verwaltung aufbauen. Unsere Experten geben Ihnen wertvolle Einblicke in die strategische Einführung von d.velop documents und zeigen, worauf es wirklich ankommt.
