Die Digitalisierung verändert nicht nur die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung, sondern auch die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden. Mithilfe von digitalem Onboarding können diese effizient, flexibel und zeitsparend in Aufgaben und digitale Systeme integriert werden, was den Einstieg in den Arbeitsalltag deutlich erleichtert.
Inhalt
Was ist digitales Onboarding?
Digitales Onboarding beschreibt den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende mithilfe digitaler Tools und Plattformen in ihre Aufgaben und in die Organisationsstrukturen eingeführt werden. Ein zentraler Bestandteil des digitalen Onboarding-Prozesses ist der Einsatz von E-Learning. E-Learning ermöglicht eine moderne, skalierbare und ortsunabhängige Wissensvermittlung, die sowohl für das Onboarding als auch für die kontinuierliche Weiterbildung in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden kann.
Warum ist digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung wichtig?
Die öffentliche Verwaltung sieht sich durch die fortschreitende Digitalisierung mit einer Vielzahl neuer Technologien und Arbeitsprozesse konfrontiert. Diese Entwicklung erfordert nicht nur eine Anpassung bestehender Strukturen, sondern auch die Fähigkeit, neue Mitarbeitende schnell und effizient in Aufgaben einzuarbeiten.
Umfrage: Wie werden Mitarbeitende bisher in bestehende Software eingearbeitet?
Die Ergebnisse zeigen, dass rund 55 % der Mitarbeitenden Schulungen vor Ort bevorzugen, während 53 % „Learning on the Job“ und die Unterstützung durch Handbücher als effektive Lernmethode nutzen. Rund 24 % setzen auf E-Learning-Angebote, insbesondere Lernvideos, um ihre Kenntnisse zu erweitern. 83 % geben an, dass sich die Kollegen gegenseitig unterstützen.
Hinweis: Die Zahlen stammen aus einer Umfrage im Rahmen eines Webinars von EITCO: „Digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung: Notwendiges Übel oder große Chance?“ mit insgesamt 110 Teilnehmenden.
Mit E-Learning zu einem reibungslosen digitalen Onboarding
Im Rahmen des digitalen Onboardings spielt E-Learning eine entscheidende Rolle. E-Learning im öffentlichen Dienst ermöglicht eine skalierbare, individuelle Wissensvermittlung. Diese Form des digitalen Onboardings schafft Flexibilität und sorgt dafür, dass Mitarbeitende effektiv in neue Aufgaben integriert werden. Mit maßgeschneiderten Lernprogrammen können relevante Informationen und Kompetenzen systematisch vermittelt werden – vom Umgang mit internen Softwarelösungen bis hin zu behördlichen Regularien und Vorschriften. Zu den Vorteilen des E-Learnings gehören:
Flexibles und ortsunabhängiges Lernen
In Zeiten, in denen Homeoffice und flexible Arbeitsmodelle immer mehr an Bedeutung gewinnen, ermöglicht digitales Onboarding, dass neue Mitarbeitende von überall aus auf Schulungen und Informationen zugreifen können. E-Learning-Tools sind hierbei besonders hilfreich, da sie den Zugang zu Lerninhalten unabhängig von Zeit und Ort ermöglichen und individuelle Lernwege unterstützen. Mitarbeitende können die Inhalte in ihrem eigenen Tempo durcharbeiten und haben die Möglichkeit, komplexe Themen mehrfach zu wiederholen.
Einheitliche Einführung für alle Mitarbeitenden
Durch die Nutzung standardisierter digitaler Schulungsmaterialien wird sichergestellt, dass alle neuen Mitarbeitenden die gleichen Informationen erhalten. Dies reduziert das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen oder unterschiedlich vermittelt werden. Gleichzeitig wird die Einarbeitung durch digitale Prozesse transparent und nachvollziehbar gestaltet.
Effiziente Nutzung von Ressourcen
Indem die Einarbeitung digitalisiert und durch E-Learning unterstützt wird, können Verwaltungen Personal und Ressourcen effizienter nutzen. Anstelle zeitintensiver persönlicher Schulungen können Lerninhalte digital bereitgestellt und jederzeit abgerufen werden. Vorgesetzte und HR-Teams können sich dadurch stärker auf individuelle Fragen oder komplexere Themen konzentrieren.
Förderung digitaler Kompetenzen
Ein digitaler Onboarding-Prozess, unterstützt durch gezielte E-Learning-Module, führt von Anfang an in die relevanten Technologien und Systeme ein und stellt sicher, dass sich neue Mitarbeitende im digitalen Umfeld sicher bewegen können. Zudem bieten E-Learning-Tools oft interaktive Übungen, Quizze und Simulationen an, die das Erlernte vertiefen und praxisnah anwenden lassen.
Mehr zum Thema E-Learning in der öffentlichen Verwaltung finden Sie auch hier.
Schon gewusst?
30 % der neuen Mitarbeitenden in der öffentlichen Verwaltung kündigen innerhalb der ersten 6 Monate, wenn sie keine angemessene Einarbeitung erhalten.
Herausforderungen im digitalen Onboarding-Prozess
Obwohl digitale Onboarding-Prozesse eine hohe Effizienz bieten, bleibt die Herausforderung bestehen, dass sie den persönlichen Kontakt und das direkte Kennenlernen des Teams nicht vollständig ersetzen können. Daher sollten Verwaltungen zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um neue Mitarbeitende auch auf persönlicher Ebene ins Team zu integrieren. Eine Kombination aus Präsenzschulungen und digitaler Einarbeitung bietet die Möglichkeit, Flexibilität und Effizienz gleichermaßen zu gewährleisten.
Hybrides Lernkonzept als optimale Lösung
Ein hybrides Einarbeitungskonzept ermöglicht es, neue Mitarbeitende flexibel und effizient in die Teamstrukturen einzuführen und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit der Verwaltung nachhaltig zu verbessern. Dieser Ansatz vereint verschiedene Lehrmethoden und Technologien, um ein individuell angepasstes Lernerlebnis zu schaffen.
Eine Umfrage im Webinar „Digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung: Notwendiges Übel oder große Chance?“ zeigt, wie Onboarding-Prozesse bislang vorrangig durchgeführt werden:
66 % der Befragten setzen derzeit überwiegend auf persönliche Besprechungen vor Ort.
53 % nutzen keine speziellen digitalen Medien.
33 % setzen auf ein Patensystem und einen strukturierten Einarbeitungsplan.
10 % arbeiten ausschließlich mit Online-Angeboten wie E-Learning, Videokonferenzen oder virtuellen Einarbeitungsplänen.
Die Zahlen verdeutlichen, dass rein digitale Onboarding-Angebote bisher eine untergeordnete Rolle spielen. Dennoch wird die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung weiter an Bedeutung gewinnen, und der Einsatz digitaler Hilfsmittel im Onboarding-Prozess wird immer wichtiger. Gleichzeitig bleibt der Bedarf an persönlichen Besprechungen bestehen, da viele Mitarbeitende den direkten Austausch nach wie vor schätzen und bewahren möchten.
Daher bietet sich ein hybrides Onboarding-Konzept als eine geeignete Lösung an: Vor-Ort-Besprechungen kombiniert mit digitalen Tools wie E-Learning. Ziel ist es nicht, bewährte Methoden vollständig zu ersetzen, sondern die Verwaltung zu entlasten und durch digitale Ansätze die Effizienz zu steigern. Hybride Lernkonzepte ermöglichen es, Mitarbeitende so einzuarbeiten, dass sie schnell einsatzbereit und produktiv sind. Demnach ist ein hybrides Onboarding-Konzept eine ausgezeichnete Wahl für öffentliche Verwaltungen, die ihre Onboarding- und Weiterbildungsstrategien modernisieren möchten.
Kostenfreies Webinar: „Digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung: Notwendiges Übel oder große Chance?“
Digitales Onboarding bietet der öffentlichen Verwaltung enorme Vorteile: Es beschleunigt die Einarbeitung, erhöht die Effizienz und passt sich flexibel an die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt an. Verwaltungen, die frühzeitig auf digitale Einarbeitungsprozesse und E-Learning setzen, werden nicht nur ihre neuen Mitarbeitenden schneller einbinden, sondern auch ihre eigenen Strukturen zukunftssicher machen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie digitales Onboarding und E-Learning erfolgreich in Ihrer Verwaltung umsetzen können? Erleben Sie in unserem kostenfreien Webinar und anhand eines realitätsnahen Szenarios, wie digitales Onboarding die Einarbeitung in Ihrer Verwaltung revolutionieren kann. Zudem lernen Sie, wie digitale Lernkonzepte und hybride Schulungsformate Mitarbeitende optimal unterstützen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie durch gezielte Onboarding-Maßnahmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeitenden steigern können.
Ihr Interesse ist geweckt? Hier erhalten Sie einen kurzen Einblick in das Webinar „Digitales Onboarding: Notwendiges Übel oder große Chance?“.
