Was ist eine digitale Akte?
Eine digitale Akte repräsentiert die moderne, digitale Form traditioneller physischer Akten. Sie dient der systematischen Sammlung, Organisation und Speicherung von Dokumenten und Informationen, die thematisch zusammengehören. Durch die Digitalisierung von Akten lässt sich eine erhebliche Steigerung der Effizienz und Produktivität in Unternehmen aller Branchen erreichen. Digitale Akten ermöglichen es, Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend zu digitalisieren und dadurch Arbeitsabläufe signifikant zu beschleunigen.
Die Strukturierung digitaler Akten kann flexibel an vorhandene Ablagesysteme angepasst werden, sodass alle relevanten Daten und Dokumente zentral und übersichtlich an einem Ort zusammengefasst werden. Ein entscheidender Vorteil digitaler Akten liegt in ihrer jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugänglichkeit für autorisierte Nutzer. Dies fördert nicht nur die interne Zusammenarbeit, sondern auch die Möglichkeit, schnell auf erforderliche Informationen zugreifen zu können.
Digitale Akten bieten eine skalierbare Lösung für die effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen, die essentiell für die Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Ära ist.
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Die Arbeit mit der digitalen Akte
Digitalisierung des Dateneingangs
Digital bleibt digital, analog wird digital: Ihre bisherigen papierbasierten Akten werden durch die fortschreitende Digitalisierung zunehmend überflüssig. Ein Großteil der Daten, die Sie heute erhalten, sind wahrscheinlich bereits digital und können so direkt in der digitalen Akte landen.
Alle anderen Dokumente, die Sie noch in Papier erhalten oder erarbeiten, werden von uns zuerst digitalisiert. Rechtssicher digitalisierte Dokumente können Sie im Original vernichten und reduzieren so Ihre Papiersammlung. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.
Doch Vorsicht: Nicht alle Originale dürfen Sie vernichten. Sei es aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen oder weil der Versendende das Original zurückerhalten soll. Auch hierbei hilft Ihnen die digitale Akte.
Digitale Akte vs. Papierakte
In der Gegenüberstellung von digitalen Akten und traditionellen Papierakten kristallisieren sich signifikante Unterschiede heraus, die für Unternehmen nicht länger ignorierbar sind. Die Herausforderungen, die Papierakten mit sich bringen, sind vielschichtig und beeinträchtigen nicht nur die Effizienz interner Prozesse, sondern auch die Kundenzufriedenheit.
Herausforderungen mit Papierakten:
- Zeitverlust: Mitarbeitende verschwenden kostbare Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten, die in überquellenden Schränken verborgen oder sogar verloren gegangen sind.
- Unordnung und Verzögerungen: Fehlplatzierungen von Formularen und das Fehlen kritischer Informationen bei Bedarf führen zu Unterbrechungen und Verzögerungen in den Arbeitsabläufen.
- Steigender Frust: Die physische Handhabung und Verwaltung von Papierdokumenten führt zu Stapeln unübersichtlicher Ordner, längeren Durchlaufzeiten und wachsender Frustration bei den Mitarbeitenden und Kunden.
Zentrale Vorteile der digitalen Akte
Aktenordner in Ihrem Papierarchiv können der Vergangenheit angehören. Stattdessen legen Sie in einer digitalen Akte alle Dokumente und Daten in einem gemeinsamen digitalen Speicher – einem Dokumentenmanagement-System (DMS) – ab. Die Einführung digitaler Akten bietet eine effiziente, strukturierte und sichere Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Die Vorteile sind deutlich:
Optimierte Prozesse, Struktur und Transparenz
Digitale Akten vereinen Dokumente aus Quellen wie ERP oder CRM in einer klaren Struktur, ermöglicht durch ein maßgeschneidertes Rechtekonzept, das allen Mitarbeitenden ständigen und einfachen Zugang via DMS gewährt.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Einführung klarer Ablagestrukturen werden Arbeitsprozesse beschleunigt und Durchlaufzeiten reduziert.
Reduzierte Suchzeiten & Frustration
Digitale Akten reduzieren Suchzeiten erheblich, da das DMS mittels OCR-Volltexterkennung sofort alle relevanten Dokumente und Informationen auffindet, unabhängig von ihrem Speicherort.
Die Entlastung von manuellen Such- und Sortierarbeiten führt zu einer höheren Zufriedenheit bei Mitarbeitenden und Kunden.
Standortunabhängige Verfügbarkeit in Echtzeit
Mitarbeitende können digitale Akten gleichzeitig bearbeiten und ortsunabhängig darauf zugreifen, was Wartezeiten eliminiert und insbesondere für ortsübergreifende Unternehmen sowie die spontane Informationsbeschaffung bei Kundenterminen die Auskunftsfähigkeit und Kundenzufriedenheit steigert.
Ein Paradigmenwechsel in der Dokumentenverwaltung
Der Wechsel von Papierakten zu digitalen Akten repräsentiert nicht nur eine technologische Modernisierung, sondern auch einen strategischen Schritt hin zu einer effizienteren, agileren und zukunftssicheren Unternehmensführung. Die digitale Akte ist somit ein entscheidender Faktor für die Steigerung der Produktivität und die Verbesserung der Kundenerfahrung.
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Revisionssicher archivieren
Je nach Art und Inhalt eines Dokuments sind Aufbewahrungsfristen gesetzlich festgelegt. Dabei erfolgen die Archivierung und Löschung der Daten in elektronischer Form größtenteils automatisiert. Bereits beim Anlegen des Dokumentes bestimmen Sie den Zeitpunkt der Löschung. Dabei legen Sie fest, was für eine Dokumentenart Sie vor sich haben. Den Rest übernimmt das System. Technische Bonbons wie Fristenassistenten können automatisiert Dokumentenarten erkennen und ordnen diese die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist zu. Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht.
Weitere Vorteile der digitalen Akte im Überblick
- Anwenderfreundlichkeit und technische Highlights
- Relevante Informationen parat in Sekundenschnelle
- Mehr Übersichtlichkeit und effektivere Zusammenarbeit durch zentrale Ablage
- Daten aus gescannten Papierdokumenten digital recherchierbar durch OCR-Texterkennung
- Ortsunabhängig auf alle Daten zugreifbar
- Medienbruchfreie, vereinfachte und schnellere Workflows
- Revisionssichere Archivierung
- Reduzierte Durchlaufzeiten
- Minimierter Papierverbrauch
- Höhere Auskunftsfähigkeit, besserer Service
- Datensicherheit im Unternehmen
Produktlösungen
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OnBase ist das Enterprise-Content-Management-System des amerikanischen Herstellers Hyland. Durch die kundenorientierte Entwicklung bietet die Software eine Komplettlösung für Unternehmen in Gesundheitswesen, Finanzinstituten, Versicherungen, Hochschulen und verarbeitendem Gewerbe.
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