Die öffentliche Verwaltung steht vor der Herausforderung, moderne Arbeitskonzepte wie New Work effizient und wirksam zu integrieren. Ein Schlüsselaspekt dabei ist die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, illustriert durch das neueste Update des Sitzplatzbuchungssystems der Berliner Senatsverwaltungen.
Einführung in die Digitalisierungsinitiativen der Berliner Senatsverwaltungen
Berliner Senatsverwaltungen adaptieren zunehmend digitale Lösungen, um auf flexible Arbeitsmodelle reagieren zu können. Die Pandemie hat diese Entwicklung beschleunigt, wobei Technologie eine zentrale Rolle bei der Steigerung der Flexibilität und Effizienz in der Verwaltung spielt.
Die Digitalisierung ist gekommen, um zu bleiben – auch in den Berliner Senatsverwaltungen. In der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung (SenASGIVA) arbeiten die Mitarbeitenden hybrid. Zur Kapazitätenplanung und zur Teamorganisation nutzt die SenASGIVA ein Sitzplatzbuchungs-System. Im Rahmen eines gemeinsamen Projektes, haben unsere Experten dieses um neue Features erweitert.
Kapazitätenplanung im Sitzplatzbuchungs-System: so einfach wie konkret
Beschleunigt durch die Erfahrungen während der Corona-Pandemie setzt die Berliner Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung auf ein hybrides Arbeitskonzept. Das Büro ist für die Mitarbeitenden nicht mehr zwingend der Hauptarbeitsort. Vielmehr stehen auch das Home-Office sowie weitere Dienstgebäude als Arbeitsorte zur Verfügung. Um die Kapazitäten an den verschiedenen Arbeitsorten planen zu können, entschied sich die Senatsverwaltung für den Einsatz eines Systems zur Sitzplatzbuchung auf Basis einer Low-Code-Plattform. Im Praxistest erwies sich die gewählte Lösung allerdings als zu generisch. Gemeinsam mit EITCO wurde das System deshalb um neue Features wie unter anderem Buchungsoptionen für konkrete Zeitfenster sowie Terminserien ergänzt.
Detaillierte Beschreibung der Features des Sitzplatzbuchungssystems
Das verbesserte Sitzplatzbuchungssystem ermöglicht die Buchung von konkreten Zeitfenstern und einzelnen Arbeitsplätzen über eine intuitive Benutzeroberfläche, was eine nahtlose Integration in die IT-Infrastruktur sicherstellt. Rechte- und Rollenkonzepte, die an das Active Directory angebunden sind, unterstützen die Verwaltung und garantieren Sicherheit.
Feedback und Erfahrungen der Mitarbeiter
Das Feedback der Mitarbeiter zeigt, dass das System die tägliche Arbeit wesentlich erleichtert und die Möglichkeit, spezifische Arbeitsplätze je nach Bedarf zu buchen, besonders geschätzt wird. Dies verbessert die organisationale Effizienz und das allgemeine Arbeitsklima.
Ausblick und geplante Weiterentwicklungen
In der Zukunft sind weitere Anpassungen und Updates geplant, um das System noch besser an die sich ändernden Bedürfnisse anzupassen. Neue Features werden in enger Zusammenarbeit mit den Nutzern entwickelt, um eine kontinuierliche Verbesserung und Effizienzsteigerung zu gewährleisten.
Bei der Weiterentwicklung der Applikation wurden mehrere Berliner Verwaltungen einbezogen. Nach Projektabschluss steht damit eine Lösung bereit, die nach der Einführung bei der SenASGIVA auch in den weiteren Senatsverwaltungen eingeführt werden kann. Die ganze Geschichte sowie sämtliche Details lesen Sie in der Success Story!
