Mit Papierakten ist es meist dasselbe: Sacharbeitende suchen nach Informationen, Akten sind unauffindbar, Formulare falsch abgeheftet, Archive überfüllt. Dabei geht es viel einfacher – und zwar mit der elektronischen Akte.
Die eAkte in der öffentlichen Verwaltung: Effizienzsteigerung durch digitale Transformation
Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren nahezu alle Bereiche unseres Lebens erfasst, und die öffentliche Verwaltung bildet hier keine Ausnahme. Ein zentrales Element dieser Veränderung ist die Einführung der elektronischen Akte, kurz E-Akte. Denn mit der führenden elektronischen Akte (E-Akte) optimieren Sie den gesamten Verwaltungsprozess und erfüllen dabei alle Anforderungen an Vollständigkeit, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Integrität einer Akte.
Die E-Akte ist in ihrer Handhabung und in ihrem Aufbau vergleichbar mit der klassischen Papierakte. Alle zusammengehörigen Dokumente und Daten werden in einem gemeinsamen Speicher und Dokumentenmanagement-System (DMS) abgelegt. Das reduziert Suchzeiten, verhindert Zettelwirtschaft und ermöglicht den ortsunabhängigen und gleichzeitigen Zugriff auf Akten.
E-Akte statt Aktenordner
Mit der E-Akte schaffen Sie Platz, indem Sie Ihre Dokumente digitalisieren und Ihre Aktenschränke beseitigen. Mit digitalen Akten gibt es keine Notwendigkeit mehr für Papierakten auf Ihrem Schreibtisch oder in Ordnern, die in Ihrem Büro oder im Aktenraum stehen. Ob indirekt als eingescannte Dokumente oder als direkte Dokumente (z.B. als E-Mail), alle Dokumente werden in digitaler Form zentral in elektronischen Archiven abgelegt. So können Sie Ihre digitalen Archive jederzeit und überall einsehen und Dokumente bearbeiten – sogar auf mobilen Geräten. In digitalen beziehungsweise in elektronische Akten (E-Akten) können Sie Inhalte so einfach finden, wie mit einer Suchmaschine. Das spart Zeit und Nerven.
Wollen Sie noch mehr Vorteile wissen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns Ihre Fragen zum Thema E-Akte – unser E-Akte-Team ist jederzeit für Sie da!
