Gesetzliche Vorgaben wie das E-Government-Gesetz (EGovG) und das Onlinezugangsgesetz (OZG) treiben die digitale Transformation auch an Hochschulen voran. Gleichzeitig steigen die Erwartungen von Studierenden und Mitarbeitenden an moderne, digitale Services. Das erhöht den Druck, dass Hochschulen ihre Verwaltungsprozesse langfristig und medienbruchfrei digitalisieren müssen.
Inhalt
Das Wichtigste im Überblick
1. Digitalisierung ist für Hochschulen Pflicht und Chance zugleich: EGovG und OZG treiben die Digitalisierung voran – gleichzeitig bieten sie Hochschulen die Möglichkeit, ihre Verwaltungsprozesse zukunftsfähig zu gestalten.
2. Medienbrüche und Insellösungen sind das zentrale Problem: Fragmentierte IT-Systeme und nur teilweise digitalisierte Prozesse führen zu Mehraufwand, Intransparenz und unnötig langen Bearbeitungszeiten.
3. Durchgängige workflowgestützte Prozesse schaffen echten Mehrwert: Erst vollständig digitalisierte und integrierte Abläufe – unterstützt durch DMS, ECM und Automatisierung – sorgen für Effizienz und bessere Zusammenarbeit.
Digitalisierung der Hochschulverwaltung: Vom gesetzlichen Auftrag zur strategischen Chance
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist seit vielen Jahren ein zentrales politisches Thema in Deutschland. Während sich viele Diskussionen im Kontext der Verwaltungsmodernisierung auf Ministerien, Behörden oder kommunale Verwaltungen konzentrieren, sind auch Hochschulen und Universitäten von diesen Entwicklungen betroffen. Als Teil des öffentlichen Sektors stehen sie ebenfalls vor der Aufgabe, ihre Verwaltungsprozesse schrittweise zu digitalisieren. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass viele Hochschulen noch mit einer fragmentierten IT-Landschaft arbeiten. Unterschiedliche Systeme existieren häufig parallel, etwa Campusmanagementsysteme, Dokumentenmanagementlösungen (DMS), Fachanwendungen einzelner Abteilungen oder individuelle Datenbanken. Die genannten Systeme sind nicht immer vollständig miteinander vernetzt.
Die Folge sind Informationssilos, doppelte Datenerfassung, Medienbrüche und komplizierte Prozessabläufe.Hinzu kommt, dass häufig nur einzelne Prozessschritte digitalisiert werden. So wird beispielsweise ein Formular online bereitgestellt, während die anschließende Bearbeitung weiterhin manuell erfolgt.
Dadurch bleibt das Potenzial digitaler Verwaltungsprozesse oft ungenutzt.Gerade an Hochschulen ist der Bedarf an effizienten Verwaltungsabläufen jedoch besonders hoch. Große Universitäten betreuen zehntausende Studierende sowie zahlreiche wissenschaftliche Mitarbeitende, Verwaltungskräfte und externe Antragstellende durch Drittmittelprojekte. Digitale Prozesse sind deshalb nicht nur Nice-to-have, sondern eine zentrale Voraussetzung für eine zukunftsfähige und leistungsfähige Hochschulverwaltung.
Die drei häufigsten Arten von Medienbrüchen in der deutschen Hochschulverwaltung
- Papierbasierte Antrags- und Verwaltungsprozesse trotz digitaler Eingangskanäle
- Nicht integrierte Insellösungen (z. B. Studierendenverwaltung, Prüfungsverwaltung und Finanzsysteme)
- Bruch zwischen E-Government-/Onlinezugang und interner Sachbearbeitung
Warum Hochschulen besonders von der Verwaltungsdigitalisierung betroffen sind
Hochschulen verfügen über eine Vielzahl komplexer Verwaltungsprozesse, die häufig mehrere Organisationseinheiten einbeziehen. Dazu zählen beispielsweise Berufungsverfahren für Professuren, Promotions- und Habilitationsverfahren, Prozesse im Drittmittelmanagement oder die Verwaltung von Prüfungen und Personalangelegenheiten.
Diese Abläufe sind meist stark reguliert und beinhalten mehrere Genehmigungsschritte, umfangreiche Dokumentationen sowie unterschiedliche Zuständigkeiten. Ohne digitale Unterstützung entstehen schnell lange Bearbeitungszeiten und eine geringe Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Digitale Prozessplattformen können hier helfen, Abläufe zu strukturieren, Zuständigkeiten klar zu definieren und Informationen zentral verfügbar zu machen. Dadurch lassen sich Verwaltungsprozesse nicht nur effizienter gestalten, sondern auch besser nachvollziehen und steuern.
Welche Rolle spielen EGovG und OZG bei der Digitalisierung von Hochschulen?
Zwei zentrale gesetzliche Grundlagen treiben die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland maßgeblich voran: das E-Government-Gesetz (EGovG) und das Onlinezugangsgesetz (OZG). Beide Gesetze verfolgen das Ziel, Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen und interne Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.
Das E-Government-Gesetz (EGovG)
Das E-Government-Gesetz wurde bereits 2013 eingeführt, um die elektronische Kommunikation sowie digitale Verwaltungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung zu fördern. Ein zentraler Bestandteil des Gesetzes ist die elektronische Aktenführung (E-Akte). Dokumente und Verwaltungsvorgänge sollen digital erstellt, bearbeitet und archiviert werden, sodass papierbasierte Akten langfristig ersetzt werden können. Gleichzeitig soll die Kommunikation zwischen Bürgern, Organisationen und Behörden zunehmend elektronisch erfolgen.
Für Hochschulen betrifft dies insbesondere interne Verwaltungsbereiche wie Personalverwaltung, Prüfungsämter oder Forschungsverwaltung. Die Einführung digitaler Akten und digitaler Prozesse bildet damit eine wichtige Grundlage für eine effiziente Verwaltung.
Die Einführung der E-Akte ist für Hochschulen nicht nur eine Effizienzfrage, sondern auch gesetzlich terminiert. Alle Informationen zu Pflichten im Rahmen der E-Akte, lesen Sie im Blogartikel „E-Akte in der Verwaltung: Fundament der digitalen Verwaltungsarbeit“.
Das Onlinezugangsgesetz (OZG)
Mit dem OZG wurde 2017 eine weitere zentrale Grundlage für die Digitalisierung geschaffen. Bund, Länder und Kommunen sind verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen über digitale Portale zugänglich zu machen. Ziel des Gesetzes ist es, Bürgern sowie Organisationen einen einfachen und digitalen Zugang zu staatlichen Leistungen zu ermöglichen.
Auch Hochschulen bieten eine Vielzahl von Leistungen an, die unter diese Regelung fallen. Dazu gehören beispielsweise Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahren, die Beantragung von Studienbescheinigungen, die Anerkennung von Prüfungsleistungen oder Promotionsverfahren. Solche Leistungen müssen langfristig digital zugänglich und möglichst medienbruchfrei bereitgestellt werden.
Medienbruchfreie digitale Verwaltungsprozesse als Ziel der EGovG,- und OZG-Umsetzung
Ein zentrales Ziel der Verwaltungsdigitalisierung – und damit auch der Umsetzung von EGovG und OZG – ist die Einführung medienbruchfreier digitaler Verwaltungsprozesse. Dabei werden alle Prozessschritte von der Antragstellung über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung vollständig digital abgebildet.
In vielen Organisationen entstehen Medienbrüche noch immer dann, wenn digitale Formulare zwar online ausgefüllt werden können, anschließend jedoch ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden müssen. Solche Abläufe verursachen zusätzlichen Aufwand, erhöhen die Fehleranfälligkeit und verlängern Bearbeitungszeiten.
Im Zuge der Digitalisierung der Hochschulverwaltung geht es deshalb darum, Prozesse durchgängig digital zu gestalten. Anträge werden online gestellt, automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet und digital geprüft. Genehmigungen erfolgen über elektronische Freigaben oder digitale Signaturen, während alle relevanten Dokumente direkt in einer digitalen Akte abgelegt werden.
Gerade im Hochschulkontext lassen sich zahlreiche Verwaltungsleistungen auf diese Weise effizient digitalisieren – etwa Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahren, Prüfungsanmeldungen, Anerkennungsprozesse oder interne Serviceanfragen. Durch die Digitalisierung solcher Abläufe können Hochschulen Verwaltungsprozesse deutlich beschleunigen und gleichzeitig die Transparenz erhöhen.
Thomas Gebel von EITCO über die Digitalisierung von Hochschulen:
„In unseren Projekten erleben wir immer wieder, dass die digitale Transformation der Hochschulverwaltungen weit mehr ist als ein technisches Vorhaben. Sie verlangt ein Zusammenspiel aus modernen Verwaltungsprozessen, geeigneten Organisationsstrukturen und der aktiven Einbindung der Menschen. Der Erfolg entsteht dort, wo Hochschulen sich vernetzen, voneinander lernen und gemeinsame Standards aufbauen. Genau diesen Gedanken verfolgen wir bei EITCO: Wir unterstützen Hochschulen ganzheitlich, strategisch wie organisatorisch, um gemeinsam eine zukunftsfähige und durchgängige digitale Verwaltungslandschaft zu schaffen.“ – Thomas Gebel, European IT Consultancy EITCO GmbH
Um Verwaltungsprozesse nachhaltig und langfristig zu digitalisieren, reicht es nicht aus, einzelne Formulare online bereitzustellen. Entscheidend ist eine Plattform, die Dokumente, Informationen und Prozesse miteinander verbindet und dadurch durchgängige digitale Abläufe ermöglicht. Technologien wie Enterprise Content Management (ECM), Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Workflow-Automatisierung spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen es, Dokumente zentral zu verwalten, Verwaltungsprozesse strukturiert abzubilden und Bearbeitungsschritte automatisiert zu steuern.
Digitale Prozesssteuerung durch Workflows
Workflow-Technologien unterstützen Hochschulen dabei, komplexe Verwaltungsprozesse systematisch zu steuern. Anträge, Dokumente oder Vorgänge werden automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet, Bearbeitungsschritte werden dokumentiert und Genehmigungen digital erteilt.
Gerade bei Prozessen mit mehreren Beteiligten – etwa bei Promotionsverfahren, Anerkennungsprozessen oder Berufungsverfahren – sorgt eine workflowgestützte Steuerung für klare Zuständigkeiten und transparente Abläufe. Bearbeitungsstände lassen sich jederzeit nachvollziehen, während automatische Benachrichtigungen die beteiligten Personen über notwendige Schritte informieren.
Ein Blick in die Praxis zeigt, wie wirkungsvoll die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen gelingen kann:
„Die Qualitätssicherung der Masteraktenlösungen ermöglicht eine reibungslose Implementierung und Skalierbarkeit, sodass Hochschulen in NRW nun von einer standardisierten, und zukunftssicheren digitalen Aktenführung profitieren. Dabei hat EITCO mit seiner Expertise maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung beigetragen.“ – Fabi Meduri, Kompetenzzentrum E-Akte.NRW
Vertragsmanagement als wichtiger Bestandteil der Hochschulverwaltung
Ein relevanter Anwendungsbereich im Hochschulumfeld ist das digitale Vertragsmanagement. Hochschulen schließen eine Vielzahl unterschiedlicher Verträge ab, die häufig mehrere Organisationseinheiten betreffen und über längere Zeiträume hinweg verwaltet werden müssen.
Dazu zählen beispielsweise Forschungs- und Drittmittelverträge, Kooperationsvereinbarungen mit Unternehmen oder Forschungseinrichtungen, Lizenzverträge, Beschaffungs- oder Dienstleistungsverträge.
Was bringt mir ein Vertragsmanagement?
- Klassifizierung von Verträgen
- Ortsunabhängiger Zugriff
- Durchlaufzeiten werden reduziert
- Vergleichbarkeit von Angeboten/Verträgen
- Vertragsfristen werden eingehalten
In vielen Hochschulen werden solche Verträge noch dezentral verwaltet. Dadurch fehlt häufig ein zentraler Überblick über Vertragslaufzeiten, Zuständigkeiten oder vertragliche Verpflichtungen. Ein digitales Vertragsmanagement schafft hier Transparenz, indem Verträge strukturiert erfasst, zentral abgelegt und mit den entsprechenden Projekten oder Vorgängen verknüpft werden.
Automatisierte Funktionen können zudem helfen, Vertragsfristen zu überwachen, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Vertragsinhalte besser vergleichbar zu machen. Gerade im Kontext von Drittmittelprojekten oder Forschungskooperationen unterstützt ein systematisches Vertragsmanagement die Verwaltung erheblich und reduziert organisatorische Risiken.
Webinar: Ganzheitliches Vertragsmanagement für Hochschulen
EITCO begleitet Hochschulen ganzheitlich – von der Analyse über die Implementierung bis zum Betrieb. In unserem Webinar zeigen wir, wie Hochschulen Verträge strukturiert im DMS verwalten, Fristen automatisiert überwachen und jederzeit den Überblick über laufende Verträge behalten.
Digitale Hochschulverwaltung als Antwort auf steigende Anforderungen
Die Digitalisierung der Hochschulverwaltung wird nicht nur durch gesetzliche Anforderungen wie das E-Government-Gesetz und das OZG vorangetrieben. Auch die Erwartungen der Nutzenden verändern sich. Studierende sind es gewohnt, viele Dienstleistungen digital zu nutzen – von der Terminbuchung bis zur Online-Bewerbung. Entsprechend erwarten sie auch von Hochschulen digitale Antragstellungen, transparente Bearbeitungsstände und schnelle, unkomplizierte Verfahren.
Papierformulare oder mehrfache Dateneingaben wirken in diesem Kontext nicht mehr zeitgemäß. Hochschulen, die ihre Verwaltungsprozesse konsequent digitalisieren und medienbruchfreie Abläufe schaffen, erfüllen daher nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern verbessern auch ihre Servicequalität nachhaltig.
Doch nicht nur Studierende profitieren von einer digitalen Verwaltung. Auch für Mitarbeitende in der Hochschulverwaltung bietet die Digitalisierung erhebliche Vorteile im Arbeitsalltag. Automatisierte Workflows, zentrale Dokumentenablagen und transparente Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Fakultäten, Verwaltungseinheiten und zentralen Diensten.
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