Autor: Emilia Vogt

Gesetzliche Grundlagen und aktuelle Nutzungspflichten 

Die schrittweise Einführung des ERV wird durch Bundesgesetze vorgegeben. Bereits seit 2018 sind Rechtsanwälte, Notare, Gerichte und Behörden verpflichtet, elektronische Zugänge für gerichtliche Dokumente bereitzustellen. Ein Meilenstein in der Justiz war das Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte (E-Akte), das am 05. Oktober 2021 in Kraft trat. Es verankerte in der Zivilprozessordnung (§ 298a ZPO) die klare Vorgabe: „Die Akten sind elektronisch zu führen.“ Maßgeblich ist außerdem § 130a ZPO, der die formalen Anforderungen an elektronische Dokumente regelt, und § 173 ZPO, der die elektronische Zustellung durch Gerichte adressiert. 

Seit dem 1. Januar 2024 gilt die letzte Ausbaustufe des ERV. Im Mittelpunkt steht 173 Abs. 2 ZPO, der festlegt, dass bestimmte Berufsgruppen und Organisationen einen sicheren Übermittlungsweg für elektronische Zustellungen bereithalten müssen. Dazu zählen inzwischen ausdrücklich Rechtsanwälte, Notare, Gerichtsvollzieher sowie Behörden und Körperschaften des öffentlichen Rechts. Bemerkenswert ist jedoch eine offen formulierte Klausel: Auch „sonstige in professioneller Eigenschaft am Verfahren beteiligte Personen, Vereinigungen oder Organisationen“ müssen ein elektronisches Postfach vorhalten, sofern von deren „erhöhter Zuverlässigkeit“ ausgegangen werden kann. 

Diese offene Formulierung gibt den Gerichten Spielraum, weitere Akteure zur ERV-Teilnahme zu verpflichten. Maßgeblich ist dabei oft, wie regelmäßig eine Organisation an Gerichtsverfahren beteiligt ist und ob sie als zuverlässig gilt.

Gerichte weiten Kreis der ERV-Verpflichteten aus  

In der Praxis zeichnen sich durch die Rechtsprechung bereits klare Linien ab: Wer häufig mit Gerichten zu tun hat, muss spätestens jetzt digitale Empfangsmöglichkeiten schaffen. So entschied etwa das Landgericht Augsburg im Januar 2025 (siehe Quellverweis unten), dass Berufsbetreuer zumindest passiv am ERV teilnehmen und ein elektronisches Postfach unterhalten müssen. Ebenso verpflichtete das OLG in 2024 (siehe Quellverweis unten) einen öffentlich bestellten Sachverständiger, ein ERV-Postfach einzurichten. Die Gerichte bestimmen den Kreis der Verpflichteten anhand praktischer Kriterien wie regelmäßiger Verfahrensbeteiligung und Zuverlässigkeit. Neben den ausdrücklich im Gesetz genannten Gruppen zählen laut Rechtsprechung inzwischen u.a. Gewerkschaften, (Arbeitgeber-)verbände, Verbraucherzentralen, Körperschaften öffentlichen Rechts, Rentenberater, Dolmetscher/Übersetzer, Gerichtsvollzieher, Inkassodienstleister und öffentlich bestellte Sachverständige zum Kreis der ERV-Pflichtigen. 

Auch private Unternehmen geraten zunehmend in den Fokus. Insbesondere wird diskutiert, ob z.B. Banken und Versicherungen aufgrund ihrer häufigen Beteiligung an Mahn- und Vollstreckungsverfahren künftig von Gerichten zur digitalen Teilnahme angehalten werden. Die Justizministerkonferenz (JUMIKO) hat 2023/2024 bereits betont, dass eine passive ERV-Nutzung – also ein bereitgehaltenes elektronisches Postfach – für häufig beteiligte Organisationen „sinnvoll und notwendig“ ist, um Zivilverfahren zu beschleunigen und die Gerichtskommunikation effizienter zu gestalten. Mit anderen Worten: Die digitale Zustellung soll zur neuen Norm werden.  

Für Wohnungsunternehmen, die regelmäßig in gerichtliche Auseinandersetzungen (z.B. Mietstreitigkeiten, Räumungsklagen oder Klagen gegen säumige Mieter) involviert sind, bedeutet dies, dass auch sie perspektivisch ein sicheres digitales Postfach vorhalten sollten – sei es freiwillig zur Effizienzsteigerung oder um einer möglichen gerichtlichen Aufforderung zuvorzukommen.

Aktiver ERV und E-Akte: Was sich ab 2026 ändert  

Bislang galt vor allem eine passive Nutzungspflicht: Man musste elektronisch empfangsbereit sein, konnte jedoch vielfach noch in Papierform kommunizieren. Zum 1. Januar 2026 ändert sich das grundlegend – die aktive elektronische Kommunikation wird verpflichtend. Ab diesem Datum wird die E-Akte in allen Gerichten schrittweise eingeführt und dann zur Pflicht. Die Einführung bedeutet, dass die Papierakte ab 2026 schrittweise und vollständig durch digitale Akten abgelöst wird. Alle Gerichte – von den Amtsgerichten bis zu den obersten Bundesgerichten – arbeiten dann mit elektronischen Akten. Damit einher geht die flächendeckende aktive Nutzungspflicht des ERV für alle Verfahrensbeteiligten.  

Was ändert sich konkret?  

Bis Ende 2025 galt ein hybrides Modell: Gerichte mussten elektronische Dokumente empfangen können, bestimmte Verfahrensbeteiligte – wie etwa Anwälte – waren bereits zur elektronischen Einreichung verpflichtet. Gleichzeitig durfte die Gerichtsakte jedoch weiterhin in Papierform geführt werden. Ab 2026 hingegen sind Papier-Schriftsätze nur noch in bestimmten Ausnahme- oder Anwendungsfällen zulässig – der Regelfall ist und wird die digitale Einreichung.  

Die Justiz wird elektronische Formvorschriften künftig strenger prüfen, etwa die Pflicht zur digitalen Einreichung nach § 130d ZPO (die seit 2022 für Anwälte gilt) oder entsprechende Regelungen in anderen Verfahrensordnungen. Insbesondere ist die bislang beliebte Fax-Übermittlung ab 2026 nicht mehr statthaft, da ein Fax technisch nicht in die elektronische Aktenführung integrierbar ist und der Faxversand datenschutzrechtlich nicht mehr als uneingeschränkt sicheres Kommunikationsmittel gilt (vgl. u.a. https://www.ldi.nrw.de/uebermittlung-personenbezogener-daten-fax-nachrichten)  

Wer dann noch versucht, auf analogem Weg zu kommunizieren, verursacht nicht nur zusätzlichen Aufwand, sondern riskiert auch verfahrensrechtliche Nachteile. So könnten etwa Fristen versäumt oder Kosten auferlegt werden, wenn Einreichungen nicht formgerecht erfolgen. 

Die digitale Ära im Rechtsverkehr bringt einen Qualitätssprung mit sich: Verfahren sollen durch medienbruchfreie Abläufe schneller und effizienter werden. Wer sich dem jedoch verweigert, läuft Gefahr, Fristen zu verpassen oder gar längerfristig vom Rechtsverkehr abgeschnitten zu sein.  

Die klare Botschaft lautet: Die Zeit des Faxgeräts und der Papierdokumente ist vorbei – ab 2026 kommt kein regelmäßiger Verfahrensbeteiligter mehr an der digitalen Kommunikation mit der Justiz vorbei. 

Chancen des ERV für Wohnungsunternehmen mit eBO 

Für die Wohnungswirtschaft – also Wohnungsbaugesellschaften, Immobilienverwalter, kommunale Wohnungsunternehmen oder Vermieter – bedeutet der ERV nicht nur eine neue Verpflichtung, sondern auch eine große Chance. Denn gerade diese Branche hat regelmäßig Berührungspunkte mit Gerichten: sei es bei Miet- und Nebenkostenstreitigkeiten, Kündigungen und Räumungsklagen, Mahnverfahren gegen Mietschuldner oder auch bei Rechtsstreitigkeiten mit Dienstleistern oder Baupartnern. Bisher brachten solche Verfahren viel Papierkram und Zeitverzug mit sich. Der elektronische Rechtsverkehr verspricht hier deutliche Verbesserungen: 

• Beschleunigte Verfahren: Digitale Zustellungen treffen praktisch in Echtzeit ein, statt Tage auf dem Postweg zu verlieren. Gerichtliche Entscheidungen – etwa ein Mahn- oder Räumungsbeschluss – gelangen so schneller und vor allem digital zum Unternehmen, was eine zügige Weiterverarbeitung ermöglicht. Die Justizminister betonen immer wieder das Ziel, Zivilverfahren zu beschleunigen und effizienter zu gestalten – schnellere Kommunikation kommt also beiden Seiten zugute. 

• Kostenersparnis und Ressourcenschonung: Porto, Papier, Druck und Versand entfallen. Wohnungsunternehmen mit vielen Verfahren müssen nicht mehr dutzende Briefsendungen pro Woche manuell bearbeiten. Auch die Archivierung wird digital deutlich einfacher und platzsparender. Ein geringerer Papierverbrauch entlastet zudem die Umwelt. 

• Bessere Nachvollziehbarkeit und Fristsicherheit: Jedes elektronische Einreichen und Empfangen wird protokolliert. Über das ERV-System erhält der Nutzer einen Zustellnachweis mit genauer Zeitangabe. Damit lässt sich jederzeit belegen, wann z.B. eine Klageschrift eingereicht oder ein Gerichtsbeschluss zugegangen ist. Die Einhaltung von Fristen wird dadurch transparenter und nachvollziehbarer. Ein elektronisches Postfach – wie das eBO – erlaubt zudem einen 24/7-Zugang, sodass fristwahrende Schriftsätze bis kurz vor Mitternacht elektronisch eingereicht werden können – mit automatischer Protokollierung als Beleg. 

• Datensicherheit und Vertraulichkeit: Beim ERV ist die sichere Datenübertragung Standard – dank des OSCI-Protokolls erfolgt die Kommunikation verschlüsselt. Anders als bei herkömmlichen E-Mails können Unbefugte den Inhalt nicht mitlesen; sensible Informationen über Mieter oder Verträge sind somit geschützt. Zusätzlich wird die Identität aller Postfachinhaber überprüft, was Spam oder Missbrauch nahezu ausschließt. Auch der Verlust von Dokumenten ist ausgeschlossen: Digital eingereichte Schriftsätze sind jederzeit nachvollziehbar und gehen – anders als Papierdokumente auf dem Postweg – nicht verloren.  

• Effiziente interne Abläufe: Die digitale Kommunikation lässt sich besser in die betriebsinternen Prozesse integrieren. Elektronische Gerichtsunterlagen können direkt in bestehende ERP-/CRM-Systeme oder digitale Mieterakten übernommen werden. Sachbearbeiter können eingehende PDF-Dokumente leichter durchsuchen, weiterleiten und elektronisch bearbeiten, was die Fallbearbeitung vereinfacht und beschleunigt. 

• Flexibilität und Standortunabhängigkeit: Mit einem Online-Zugang zum eBO können Verantwortliche von überall auf die Posteingänge zugreifen – ob im Büro, im Homeoffice oder mobil auf dem Tablet. Dies ist vorteilhaft, da dringende Nachrichten nicht im Firmenbriefkasten „liegen bleiben“.