Emilia Vogt, Author at EITCO GmbH

Von der Vision zur Realität: Die holprige Reise des Onlinezugangsgesetzes (OZG)

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) markiert einen Meilenstein in der Digitalisierung der deutschen Verwaltung. Es wurde durch eine Änderung des Grundgesetzes am 13. Juli 2017 ermöglicht, die mit Artikel 91c Absatz 5 GG den rechtlichen Rahmen für ein Bundesgesetz zum informationstechnischen Zugang zu Verwaltungsleistungen schuf. Am 18. August 2017 trat das OZG in Kraft. Ziel war es, bis Ende 2022 sämtliche Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen online verfügbar zu machen – ein ambitioniertes Vorhaben, dessen Umsetzung jedoch auf diverse Hindernisse stieß:

Komplexe föderale Strukturen
Unterschiedliche Digitalisierungsstände in Ländern und Kommunen
Heterogene IT-Landschaft
Fehlende einheitliche Standards und Schnittstellen
Mangel an einer übergreifenden Gesamtstrategie

Diese Faktoren führten dazu, dass das ursprüngliche Ziel, 575 Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 bundesweit digital verfügbar zu machen, nicht erreicht wurde. Weitere Hintergrundinfos finden Sie in einem weiteren Blogartikel.

Definition: OZG 2.0

OZG 2.0 steht für das OZG-Änderungsgesetz – oder auch OZGÄndG. Es ist ein Gesetz zur umfassenden Digitalisierung der deutschen Verwaltung. Es definiert verbindliche Regelungen für die digitale Transformation von Verwaltungsleistungen auf Bundes-, landes- und kommunalebene.

Als Reaktion auf die Herausforderungen bei der Umsetzung des ursprünglichen OZG trat am 24. Juli 2024 das OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0 oder OZGÄndG) in Kraft. Dieses verpflichtet den Bund, innerhalb von zwei Jahren bundesweit verbindliche Architekturvorgaben sowie Qualitäts- und Interoperabilitätsstandards zu erarbeiten. Grundlage dafür ist das „Zielbild der OZG-Rahmenarchitektur“, das im Jahr 2024 entwickelt und am 13. November 2024 vom IT-Planungsrat beschlossen wurde.

Das OZG 2.0 basiert auf den bisherigen Erfahrungen und führt gezielte Neuerungen ein, um die Verwaltungsdigitalisierung zu beschleunigen. Zu den zentralen Ansätzen zählen:

DeutschlandID als zentrales Bürgerkonto für alle: Die BundID entwickelt sich zur zentralen digitalen Identitätslösung für Deutschland. Als DeutschlandID wird sie künftig bundesweit für Identifikation und Antragstellung genutzt. Bürger können sich dabei wahlweise über den Online-Ausweis (eID) oder das Elster-Zertifikat authentifizieren. Ein integriertes digitales Postfach ermöglicht die sichere Kommunikation mit Behörden sowie den Empfang von Bescheiden.

Once-Only-Prinzip: Bürger müssen Nachweise wie Geburtsurkunden künftig nicht mehr mehrfach einreichen. Diese werden mit Zustimmung des Antragstellers elektronisch zwischen Behörden ausgetauscht.

Abschaffung der Schriftform: Digitale Anträge ersetzen Papierformulare, wodurch der Gang zum Amt in vielen Fällen überflüssig wird und entfällt.

Datenkontrolle: Bürger können nachvollziehen, welche Daten zwischen Behörden ausgetauscht wurden, was die Transparenz und Kontrolle über die persönlichen Daten stärkt.

Rechtsanspruch auf digitale Verwaltung: Ab 2028 haben Bürgern einen einklagbaren Rechtsanspruch auf digitale Verwaltungsleistungen des Bundes. Dieser Anspruch gilt jedoch nur, wenn die digitale Umsetzung technisch und rechtlich möglich ist. Es handelt sich um einen reinen Leistungsanspruch, was bedeutet, dass keine Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche geltend gemacht werden können, falls der Anspruch nicht erfüllt wird.

Maßnahmen, die für Unternehmen, die Verwaltung und andere juristische Personen relevant sind

Ein zentrales digitales Organisationskonto ermöglicht es Unternehmen, Verwaltungsleistungen einfach, sicher und transparent von überall zu nutzen.
Unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen werden künftig ausschließlich in digitaler Form bereitgestellt. Dafür gilt eine Übergangsfrist von fünf Jahren.
Die Ende-zu-Ende-Digitalisierung wird im Bund zum Standard, sodass alle Online-Anträge vollständig digital von der Beantragung bis zur Bescheidvergabe bearbeitet werden können.

Diese Maßnahmen vereinfachen die Nutzung digitaler Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmen und steigern deren Effizienz.

Welche Übergangsfristen gelten?

Das OZG 2.0 sieht mehrere Übergangsfristen vor, um die Umsetzung seiner Vorgaben zu gewährleisten. Innerhalb von zwei Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes ist der Bund verpflichtet, verbindliche technische Vorgaben, Standards und Schnittstellen zu entwickeln. Bundesländer, die eigene ID-Konten nutzen, haben drei Jahre Zeit, auf die einheitliche BundID umzustellen. Für unternehmensbezogene Verwaltungsleistungen gilt eine Übergangsfrist von fünf Jahren. In diesem Zeitraum müssen alle Leistungen ausschließlich digital angeboten werden. Unternehmen können währenddessen weiterhin das ELSTER-Zertifikat oder andere Verfahren mit einem Sicherheitsniveau „substanziell“ zur Identifizierung nutzen.

Diese Fristen sollen sicherstellen, dass die Digitalisierung der Verwaltung schrittweise, aber verbindlich umgesetzt wird.

Stand Januar 2025 sind die meisten der 115 priorisierten Bundesleistungen in verschiedenen Stufen der Digitalisierung. Genaue Zahlen zur vollständigen Digitalisierung liegen nicht vor. Einige Verwaltungsleistungen sind bereits online verfügbar, jedoch variiert der Grad der Digitalisierung. Zu den teilweise oder vollständig online verfügbaren Leistungen gehören unter anderem Anträge für Kindergeld, Bürgergeld und Elterngeld. Auch die Kfz-Anmeldung, Ummeldung des Wohnsitzes und die Anmeldung zur Eheschließung können in vielen Fällen zumindest teilweise online erfolgen.

Fazit

Bis zur vollständigen Digitalisierung der Verwaltung bleibt es dennoch ein weiter Weg, insbesondere aufgrund der Unterschiede in der Umsetzung zwischen den Bundesländern und Kommunen. Die Geschichte des OZG zeigt, dass die digitale Transformation in Deutschland eine anspruchsvolle, aber notwendige Aufgabe ist.

Die Umsetzung des OZG 2.0 erfordert eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen, um die Vorteile für Bürger, Unternehmen und die Verwaltung möglichst schnell spürbar zu machen. Einheitliche bundesweite Standards spielen dabei eine zentrale Rolle, um die digitale Verwaltung effizient und nutzerfreundlich zu gestalten.

Lesen Sie mehr zu diesem Thema in unserem Whitepaper „Onlinezugangsgesetz (OZG): Erfolgreiche Umsetzung mittels Portal und Low-Code-Plattformen.

Quellen:

Trend Nr. 1: Künstliche Intelligenz (KI): Der Innovationsmotor

Künstliche Intelligenz (KI) bleibt 2025 eine der einflussreichsten Technologien und treibt die digitale Transformation aktiv voran. Unternehmen setzen KI unter anderem ein, um effizienter zu arbeiten, klügere Entscheidungen zu treffen und neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Vielfältige Einsatzbereiche in Unternehmen

Automatisierung und Effizienzsteigerung: KI-gestützte Systeme übernehmen repetitive Aufgaben und erhöhen die Produktivität, z. B. durch intelligente Roboter in der Fertigung oder KI-gestützte Dokumentenmanagementsysteme.

Datengetriebene Entscheidungsfindung: Mithilfe von KI lassen sich große Mengen an Daten sammeln, auswerten und direkt verwertbare Erkenntnisse daraus ziehen.

Marketing-Optimierung: KI analysiert Nutzerdaten für gezielte Marketingkampagnen und ermöglicht eine personalisierte Kundenansprache. So können z. B. Conversion-Raten gesteigert werden.

Kundenservice: Chatbots und virtuelle Assistenten bieten rund um die Uhr Unterstützung und können die Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionen verbessern.

Schon gewusst?

20 % der Unternehmen setzen mittlerweile Technologien der Künstlichen Intelligenz ein. Das bedeutet, dass im Jahr 2024 jedes fünfte Unternehmen KI genutzt hat. Im Vergleich zu 2023 ist das ein deutlicher Anstieg: Dort waren es nur 12 % der Unternehmen, also etwa jedes achte, die KI einsetzten. Das entspricht einem Anstieg von 8 % in nur einem Jahr. (Quelle: Statistisches Bundesamt, Verlinkung unten im Quellenverzeichnis)

Insbesondere der Einsatz von generativer KI wie zum Beispiel ChatGPT macht weiterhin große Fortschritte. Generative KI ist eine Form der Künstlichen Intelligenz, die auf Basis von Deep Learning-Modellen neue Inhalte wie Texte, Bilder, Videos oder Softwarecode generieren kann. Sie hilft Unternehmen, ihre Effizienz und Effektivität zu steigern, indem sie repetitive Aufgaben automatisiert und gleichzeitig kreative Lösungen für komplexe Herausforderungen bereitstellt.

Trend Nr. 2: Nachhaltigkeit und Green IT: Schlüsselthemen für 2025

Nachhaltigkeit ist längst ein bekanntes Thema und wird im Jahr 2025 weiterhin zu einem bedeutenden Faktor für unternehmerische Entscheidungen. Green IT verbindet ökologische Verantwortung mit wirtschaftlichen Vorteilen und entwickelt sich zu einem zentralen Bestandteil moderner Unternehmensstrategien. Ob Rechenzentren, Cloud-Lösungen oder IT-Infrastrukturen – alle Technologien werden zunehmend auf Nachhaltigkeit ausgerichtet und optimiert, um sowohl Kosten zu senken als auch einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.

Nachhaltige Ansätze für eine grünere IT

Erneuerbare Energien: Unternehmen setzen auf Solar- und Windkraft, um ihren CO₂-Ausstoß zu minimieren.

Nachhaltige Cloud-Lösungen: Energieeffiziente und CO₂-neutrale Cloud-Plattformen senken langfristig die Energiekosten.

Optimierung von IT-Systemen: Effizientere Hardware und Software reduzieren den Stromverbrauch.

Kreislaufwirtschaft: Unternehmen investieren in Recycling- und Wiederverwendungsstrategien für Hardware, um Elektroschrott zu reduzieren und Ressourcen zu schonen.

Trend Nr. 3: Cybersecurity der nächsten Generation

Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigen die Risiken für Cyberangriffe. Unternehmen müssen ihre Sicherheitsstrategien kontinuierlich weiterentwickeln. KI-basierte Sicherheitslösungen gewinnen dabei an Bedeutung und revolutionieren die Cybersecurity-Landschaft im Jahr 2025.

Einsetzbare Technologien

KI-gestützte Bedrohungserkennung: Intelligente Systeme nutzen Künstliche Intelligenz, um Netzwerke kontinuierlich zu analysieren. Sie sind in der Lage, verdächtige Aktivitäten zu identifizieren und automatisch geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten, um potenzielle Sicherheitsbedrohungen effektiv abzuwehren.

Post-Quanten-Kryptographie: Diese innovative Verschlüsselungstechnologie wurde entwickelt, um Daten vor den möglichen Gefahren zu schützen, die durch Quantencomputer entstehen könnten. Sie gewährleistet, dass sensible Informationen auch in einer Zukunft, in der Quantencomputer weit verbreitet sind, sicher und geschützt bleiben.

Definition: Post-Quanten-Kryptographie

Post-Quanten-Kryptographie bezeichnet Verschlüsselungsverfahren, die sowohl gegen Angriffe herkömmlicher Computer als auch zukünftiger Quantencomputer sicher sind.

Warum Datensicherheit für Unternehmen unverzichtbar ist

Datenschutz ist für Unternehmen ein entscheidender Faktor, um sich gegen künftige Bedrohungen zu wappnen und sensible Informationen zu schützen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen durch strengere Datenschutzgesetze, die eine konsequente Einhaltung erfordern. Ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten stärkt das Vertrauen von Kunden und Partnern. Sichere Daten sind daher ein Schlüssel, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und langfristig vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen.

Trend Nr. 4: Agile Geschäftsmodelle

Starre Strukturen haben spätestens im Jahr 2025 in einer dynamischen Arbeitswelt keinen Platz mehr. Unternehmen setzen verstärkt auf agile Geschäftsmodelle, die ihnen helfen, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren.

Vier zentrale Bausteine eines agiles Geschäftsmodells

Kundenorientierung: Agilität bedeutet, sich auf die Bedürfnisse der Kunden zu konzentrieren und diese schnell zu erfüllen.
Hybride und Multi-Cloud-Strategien: Unternehmen setzen zunehmend auf flexible Cloud-Lösungen, die es ihnen ermöglichen, verschiedene Cloud-Dienste optimal zu nutzen und ihre IT-Infrastruktur agil zu gestalten.
Agile Führung: Der Erfolg agiler Geschäftsmodelle hängt maßgeblich von einer agilen Führungskultur ab, die Anpassungsfähigkeit, schnelle Entscheidungsfindung, regelmäßige Feedback-Schleifen und kontinuierliches Lernen fördert.
Subscription-Modelle: Statt einmalige Einnahmen zu generieren, setzen viele Unternehmen auf wiederkehrende Umsätze durch Abonnement-Modelle. Subscription-Modelle sind ein wichtiger Bestandteil moderner, flexibler Unternehmensstrategien. Sie ermöglichen es Unternehmen, agiler auf Marktveränderungen zu reagieren und ihre Leistungen kontinuierlich zu optimieren. Zudem unterstützen sie den Wandel von traditionellen zu dynamischen, kundenorientierten Geschäftsmodellen.

Trend Nr. 5: Cloud- und Edge-Computing: Datenverarbeitung in Lichtgeschwindigkeit

Im Jahr 2025 sind Cloud- und Edge-Computing essenziell, um schneller, effizienter und flexibler zu arbeiten. Beide Ansätze ergänzen sich ideal: Während die Cloud Daten zentral speichert und von überall zugänglich macht, ermöglicht Edge-Computing die Verarbeitung von Daten direkt dort, wo sie entstehen – beispielsweise in Maschinen, Fahrzeugen oder anderen Geräten.

Definition: Cloud-Computing

Cloud-Computing ist die Nutzung von Computerressourcen wie Speicher und Software über das Internet. Nutzer können diese Dienste jederzeit und von überall aus verwenden, ohne eigene Hardware zu besitzen oder zu verwalten.

Definition: Edge-Computing

Edge-Computing bedeutet, dass die Datenverarbeitung näher an ihrer Quelle stattfindet, also dort, wo die Daten erzeugt werden. Dadurch können Informationen schneller verarbeitet werden, was besonders wichtig ist, wenn es um Echtzeitanwendungen geht.

Zusammen ermöglichen beide Technologien eine flexible und effiziente Nutzung von IT-Ressourcen. Sie können schneller auf Marktveränderungen reagieren, innovative Lösungen entwickeln und gleichzeitig Kosten optimieren.

Warum ist das wichtig für Unternehmen?

Schnellere Datenverarbeitung: Edge-Computing ermöglicht die sofortige Auswertung wichtiger Daten, ohne Verzögerungen durch den Weg in die Cloud.

Kosten sparen: Cloud-Computing reduziert die Notwendigkeit für teure, eigene Server und ermöglicht eine flexible Nutzung von IT-Ressourcen.

Erhöhte Sicherheit: Cloud-Anbieter investieren erheblich in Sicherheitsmaßnahmen, um Daten zu schützen. Edge-Computing kann ebenfalls zur Sicherheit beitragen, da sensible Daten lokal verarbeitet werden können, wodurch das Risiko von Datenübertragungen verringert wird.

Skalierbare IT-Infrastrukturen: Cloud-Computing bietet Unternehmen flexible Lösungen, die mit den Anforderungen wachsen.

Innovationsförderung: Beide Technologien ermöglichen es Unternehmen, neue Produkte und Dienstleistungen schneller zu entwickeln. Die Kombination von Cloud- und Edge-Computing fördert innovative Ansätze in Bereichen wie IoT (Internet of Things), KI und maschinelles Lernen.

Fazit

Technologien wie KI, Green IT, Cloud- und Edge-Computing, Cybersecurity und agile Geschäftsmodelle verändern die Geschäftswelt nachhaltig. Während diese Themen bereits seit einiger Zeit im Fokus stehen, werden sie 2025 noch relevanter. Unternehmen, die frühzeitig in diese Schlüsseltechnologien investieren und ihre Strategien darauf ausrichten, schaffen sich nicht nur einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, sondern sichern ihre Zukunftsfähigkeit. Die digitale Transformation ist kein einmaliger Schritt, sondern ein fortlaufender Prozess, der kontinuierliche Anpassung und Innovation erfordert.

EITCO: Ihr Partner für die digitale Transformation

EITCO unterstützt Sie mit über 45 Jahren Erfahrung bei der Analyse und Umsetzung Ihrer Geschäftsprozesse. Gemeinsam entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die Ihre Digitalisierung auf das nächste Level bringen. Kontaktieren Sie uns und starten Sie Ihre digitale Zukunft!

Quellen:

https://www.affinis.de/fachartikel/digitale-transformation/it-trends-2025/

IT-Trends 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2024/11/PD24_444_52911.html

https://www.gartner.de/de/artikel/top-technologie-trends-2025

E-Rechnung: Effiziente und automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die E-Rechnung ist weit mehr als eine digitale Version der klassischen Papierrechnung. Sie basiert auf einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz, der eine direkte elektronische Übermittlung ermöglicht. PDF-Dateien lassen sich nur eingeschränkt verarbeiten, wohingegen strukturierte Daten der E-Rechnung eine vollständige Automatisierung ermöglichen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz in der Rechnungsverarbeitung erheblich. Weitere Inhalte zu den Vorteilen und gesetzlichen Regelungen der E-Rechnung finden Sie in einem ergänzenden Blogartikel.

Herausforderungen der analogen Rechnungsverarbeitung

Unternehmen, die noch auf analoge Prozesse setzen, stehen vor zahlreichen Problemen:

Hoher manueller Arbeitsaufwand: Mitarbeitende müssen Daten zeitintensiv eingeben und prüfen.
Langsame Prozesse: Postwege und fehlende Automatisierung verzögern Abläufe.
Hohe Fehlerquote: Manuelle Eingaben erhöhen das Risiko von Korrekturen.
Unklare Übersicht: Die Nachverfolgung von Rechnungen ist oft schwierig.
Hohe Kosten: Papierverbrauch, Druckkosten, Porto und Arbeitszeit treiben die Betriebsausgaben in die Höhe.
Umweltauswirkungen: Papier, Druck und Transport belasten die Umwelt durch unnötigen Ressourcenverbrauch.

Chancen digitaler Lösungen in der Rechnungsverarbeitung

Digitale Lösungen ermöglichen es Unternehmen, viele dieser Herausforderungen zu bewältigen:

Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse senken den Arbeitsaufwand und beschleunigen die Bearbeitung.
Kostenreduzierung: Der Verzicht auf Papier und manuelle Aufgaben verringert direkte und indirekte Kosten.
Ortsunabhängigkeit: Cloudbasierte Systeme erlauben die Bearbeitung von Rechnungen jederzeit und überall.
Nachhaltigkeit: Digitale Prozesse reduzieren den Ressourcenaufwand und tragen zum Umweltschutz bei.

Thorsten Dietz, Teamleiter für d.velop Projects & Operations und Experte für Eingangsrechnungsverarbeitung bei EITCO, hebt die Kernvorteile der E-Rechnung hervor: „Die E-Rechnung ist bei Eingang sofort revisionssicher archiviert. Sie erfüllt alle Anforderungen der GoBD, und wir benötigen keine papierhafte Ablage mehr. Dadurch sparen wir Platz und steigern die Effizienz.“

Schnittstellenlösungen für die E-Rechnung: Nahtloser Datenaustausch

Passende Schnittstellen sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung der E-Rechnung. Sie gewährleisten, dass unterschiedliche Systeme nahtlos und verlustfrei miteinander kommunizieren.

d.velop connect for DATEV

Die Schnittstelle d.velop connect for DATEV ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen dem Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop und DATEV Rechnungswesen. Die Schnittstelle bietet unter anderem:

Bidirektionalen Datenaustausch: Rechnungsdaten fließen automatisch in beide Richtungen.
Echtzeit-Synchronisation: Änderungen werden sofort übertragen.
Medienbruchfreie Integration: Zeit- und ressourcensparend durch automatisierte Prozesse.

Einen ausführlichen Einblick in die Schnittstelle erhalten Sie in unserem On-Demand-Webinar „Rechnungsverarbeitung mit DATEV“, oder lesen Sie mehr zum Thema in einem ergänzenden Blogartikel.

EITCO connect for SAP Business One

EITCO connect for SAP Business One ist eine Schnittstellenlösung, die speziell für die Integration von Rechnungsprozessen in SAP Business One entwickelt wurde. Sie verbindet SAP mit weiteren Systemen oder Tools und bietet unter anderem folgende Funktionen:

Individuelle Stammdatensynchronisation: Wechselseitiger Datenaustausch zwischen SAP Business One und anderen Systemen.
Anpassbare Workflows: Unterstützung von Workflows, die sich in SAP Business One integrieren lassen, beispielsweise für Genehmigungsprozesse.
Compliance-Sicherheit: Revisionssichere Archivierung und Datenübertragung.

Unternehmen, die d.velop invoices und SAP Business One nutzen, profitieren besonders von dieser Schnittstelle. Sie verbindet beide Systeme nahtlos und steigert die Effizienz der Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung.

Weitere Informationen finden Sie in unserem On-Demand-Webinar „Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP Business One“ und einem ergänzenden Blogartikel.

„Die EITCO Integrationen zu SAP Business One und DATEV sorgen für eine nahtlose Integration der elektronischen Rechnung in die fachspezifischen Anwendungen und erlauben den Mitarbeitenden den direkten Zugriff auf die Rechnungsdokumente direkt aus der Buchhaltungsapplikation“, hebt Thorsten Dietz deutlich hervor.

So etablieren Unternehmen Ihre E-Rechnungen effizient

Damit der Austausch von E-Rechnungen einwandfrei funktioniert, sollten Unternehmen einige wichtige Aspekte beachten. Zunächst empfiehlt es sich, auf standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu setzen. Diese Formate ermöglichen eine strukturierte und maschinenlesbare Datenübertragung und schaffen die Grundlage für eine reibungslose Automatisierung.

Eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme gewährleistet, dass die E-Rechnungsverarbeitung problemlos in die Buchhaltungsprozesse eingebunden wird. Dabei spielen geeignete Schnittstellen eine zentrale Rolle, da sie die direkte und verlustfreie Übertragung von E-Rechnungen in das ERP-System sicherstellen.

Um den Übergang reibungslos zu gestalten, empfiehlt sich eine gründliche Testphase. Pilotprojekte helfen dabei, mögliche Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Durch diese gezielte Vorbereitung nutzen Unternehmen die Vorteile der E-Rechnungsverarbeitung optimal und ermöglichen einen effizienten, sicheren Austausch zwischen verschiedenen Systemen.

Schon gewusst?

Beinahe jede zweite Organisation in Deutschland nutzt E-Rechnungen. Dabei gehören Großunternehmen zu den Vorreitern des elektronischen Rechnungsaustausches. (Quelle: Bitkom, Verlinkung unten im Quellenverzeichnis)

Beispielhafter Projektplan: Einführung Rechnungsverarbeitung

Schritt 1: Analyse und Anforderungsdefinition

Bestandsaufnahme: Überprüfung der bestehenden IT-Infrastruktur, z. B. ERP-, DMS- oder Buchhaltungssysteme.
Stakeholder einbinden: Einbindung relevanter Abteilungen oder Teams (z. B. Buchhaltung, IT, Management).

Schritt 2: Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Auswahl eines DMS: Entscheidung für eine Lösung, die optimal auf die Anforderungen der Rechnungsverarbeitung abgestimmt ist.
Einrichtung: Sicherstellen, dass das DMS für die revisionssichere Archivierung, Datensicherheit und einfache Integration vorbereitet ist.

Schritt 3: Integration eines Rechnungsverarbeitungsworkflows

Automatisierte Workflows einrichten: Workflows für die Eingangsprüfung, Freigabeprozesse und Weiterleitung an die Buchhaltung gestalten.

Schritt 4: Verwendung einer geeigneten Schnittstelle

Auswahl der Schnittstelle: Passende Schnittstelle auswählen, die die Systeme effizient verbindet (z.B. d.velop connect for DATEV oder EITCO connect for SAP Business One).
Konfiguration und Test: Schnittstelle einrichten und gründlich testen, um sicherzustellen, dass Rechnungen korrekt übertragen werden.

Schritt 5: Anbindung an Stammdaten

Stammdatensynchronisation: Lieferanten-, Kunden- und Artikelstammdaten sollten kontinuierlich aktualisiert und konsistent gehalten werden.
Regelmäßige Aktualisierung: Mechanismen zur kontinuierlichen Synchronisation, z.B. automatische Updates etablieren.
Fehlerbehandlung: Fehlerhafte Stammdaten erkennen und korrigieren.

Schritt 6: Übermittlung von Buchungsinformationen

Integration in Buchhaltungssysteme: Sicherstellen, dass Buchungsdaten automatisch an Systeme wie DATEV oder SAP übergeben werden.
Datenvalidierung: Buchungsinformationen auf Vollständigkeit und Konsistenz überprüfen.

E-Rechnung mit EITCO: Ihr Partner für die Digitalisierung von Rechnungsprozessen

Die Einführung der E-Rechnung ist eine Investition in die Zukunft. Sie ermöglicht Unternehmen, Kosten zu senken, Prozesse zu optimieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Passende Schnittstellenlösungen spielen dabei eine zentrale Rolle, um Systeme nahtlos zu verbinden und Daten zuverlässig zu übertragen. EITCO unterstützt Sie mit maßgeschneiderten Lösungen – von der Beratung bis zur Umsetzung. Kontaktieren Sie uns, um Ihre Prozesse effizienter, sicherer und nachhaltiger zu gestalten.

Hinweis: Die tribus IT ist zum 01.10.2024 in die EITCO migriert.

Quellen:

https://www.bitkom.org/sites/main/files/2023-10/bitkom-diskussionspapier-elektronischer-rechnungsaustausch-in-deutschland.pdf

E-Rechnung? Was ist das?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die digital erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder einfachen Bilddateien wie PDF-Dokumenten enthält sie strukturierte, maschinenlesbare Daten, die eine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen. Sie wird elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen und kann medienbruchfrei und automatisiert verarbeitet werden – bis hin zur Auszahlung. Als integraler Bestandteil der digitalen Transformation optimiert die E-Rechnung Geschäftsprozesse, reduziert Papier- und Druckkosten und spart Zeit sowie Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung. Sie ist damit ein zukunftsweisendes Werkzeug für Unternehmen, die ihre Prozesse modernisieren und nachhaltiger gestalten möchten.

Beispiel einer in einem strukturierten Format ausgestellten Rechnung:

Definition XRechnung

Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und wurde im Rahmen der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU eingeführt. Das Ziel der XRechnung besteht darin, Rechnungsdaten in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format bereitzustellen, das eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.

Definition ZUGFeRD

Das E-Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das entwickelt wurde, um die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung zu erfüllen.

Das E-Rechnungsformat kombiniert zwei Formate in einer Datei:

• Maschinenlesbare Daten in einem strukturierten XML-Format für die automatische Weiterverarbeitung.

• Menschenlesbares PDF, das den traditionellen Rechnungsinhalt visuell darstellt.

Diese Kombination ermöglicht eine flexible Nutzung des Formats, da sowohl Unternehmen, die manuelle Prozesse nutzen, als auch solche mit automatisierten Systemen von ZUGFeRD profitieren können.

Gesetzliche Meilensteine und Richtlinien der E-Rechnung

1. EU-Richtlinie 2014/55/EU (2014)

Die Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/55/EU markierte den Beginn der standardisierten E-Rechnung. Ziel war es, die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu vereinheitlichen und effizienter zu gestalten. Die Richtlinie verpflichtete öffentliche Verwaltungen innerhalb der EU, elektronische Rechnungen in einem interoperablen Format zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Vorgabe legte den Grundstein für die weitere Verbreitung der E-Rechnung.

2. Einführung der XRechnung in Deutschland (2020)

Als Reaktion auf die EU-Richtlinie führte Deutschland die XRechnung als Standardformat für den öffentlichen Sektor ein. Die Umsetzung erfolgte Schrittweise. Seit dem 27. November 2020 sind alle Zulieferer des Bundes verpflichtet, Rechnungen elektronisch und in diesem Format einzureichen. Diese Regelung gilt für alle Verträge mit öffentlichen Auftraggebern, die der Vergabe- und Vertragsordnung (VOB) unterliegen. Die XRechnung wurde speziell entwickelt, um die rechtlichen Anforderungen an die E-Rechnung in Deutschland zu erfüllen.

3. Entwicklungen auf EU-Ebene (2022)

Die EU-Kommission legte am 8. Dezember 2022 im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) einen Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie vor. Dieser sieht die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung für grenzüberschreitende Geschäfte vor. Ursprünglich war die Umsetzung für 2028 geplant; jedoch wurde am 5. November 2024 im EU-Rat eine Einigung erzielt, die den Starttermin auf den 1. Juli 2030 verschiebt. ViDA ist eine Initiative der Europäischen Kommission mit dem Ziel Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.

4. E-Rechnungspflicht für inländische Geschäfte in Deutschland (Ab 2025)

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung auch für inländische Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend. Dies ist ein entscheidender Meilenstein, der die Digitalisierung des Rechnungswesens in der gesamten Wirtschaft vorantreibt. Kern der neuen Vorschrift ist die verpflichtende Nutzung von strukturierten, maschinenlesbaren Formaten wie der XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.1.1). Reine PDF- oder Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig, da sie keine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Demnach müssen Unternehmen ab 2025 sicherstellen, dass sie nicht nur elektronische Rechnungen ausstellen, sondern auch empfangen und verarbeiten können. Die Empfangsbereitschaft kann durch entsprechende IT-Systeme oder elektronische Postfächer sichergestellt werden.

E-Rechnung 2025: Diese Übergangsfristen und Sonderregelungen gelten

Um den Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung auf die neue E-Rechnungspflicht zu geben, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen beschlossen, die für die Jahre 2025 bis 2027 gelten. Die Übergangsfristen sollen den hohen Aufwand, der mit der Einführung verbunden ist, abfedern und Unternehmen einen reibungslosen Wechsel ermöglichen.

Übergangsfristen für Rechnungsaussteller

Unternehmen können für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im alten Format (z.B. PDF) verwenden. Allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Diese Übergangsregelung gilt bis Ende 2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n.F.).

Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro verlängert sich die Frist: Sie dürfen Rechnungen im alten Format bis Ende 2027 ausstellen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.).

Regelungen für Rechnungsempfänger

Ab dem 01.01.2025 sind alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen gemäß den neuen gesetzlichen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Übergangsfristen für den Empfang von E-Rechnungen gibt es nicht. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Systeme rechtzeitig auf die neuen Anforderungen ausgerichtet sind.

Diese Regelungen geben Rechnungsaustellern etwas mehr Zeit zur Umstellung, während Rechnungsempfänger bereits ab dem Stichtag die technischen Voraussetzungen erfüllen müssen.

Sonderregelungen

Für bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen besteht keine Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Diese Ausnahmeregelungen zielen darauf ab, insbesondere kleineren Unternehmen die schrittweise Umstellung auf die E-Rechnung zu erleichtern.

Wer ist noch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze)
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
Fahrausweise, die als Rechnung gelten
Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z.B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen)

E-Rechnung mit EITCO: Ihr Partner für die Digitalisierung von Rechnungsprozessen

Die Umsetzung der E-Rechnung erfordert eine geeignete Software, die Rechnungen empfangen, speichern, verarbeiten und versenden kann. Unsere Experten unterstützen Sie dabei, die passende Lösung für Ihre Anforderungen zu finden und diese schrittweise einzuführen. Entsprechende Schulungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden mit der neuen Arbeitsweise vertraut werden.

Sie möchten mehr über das Thema Rechnungsverarbeitung mit DATEV erfahren? Schauen Sie sich unser Webinar an und erfahren Sie, wie die WIAG Antriebstechnik GmbH die digitale Rechnungsverarbeitung mit DATEV erfolgreich einsetzt.

Der EITCO invoice Processor

Mit dem EITCO invoice processor digitalisieren Sie den gesamten Ablauf der Eingangsrechnungsverarbeitung, von der Erfassung bis zur Freigabe. Durch die nahtlose Integration in Ihre ERP-Systeme automatisiert die Lösung Workflows und ermöglicht eine effiziente Echtzeit-Überwachung. Unsere Lösungen sind rechtskonform, sicher und flexibel anpassbar – perfekt für Unternehmen und Verwaltungen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten.

Quellen:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
https://www.haufe.de/steuern/gesetzgebung-politik/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html
https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-erechnung/
https://www.e-rechnung-bund.de/e-rechnung/was-ist-eine-e-rechnung/

Schritt für Schritt in die Cloud

Ein Umzug in die Cloud ist ein Meilenstein, der nicht nur Fachwissen, sondern auch eine durchdachte Planung und klare Zielsetzungen erfordert. Um von den Vorteilen zu profitieren, müssen Unternehmen verschiedene Aspekte berücksichtigen. Von der Analyse der bestehenden Infrastruktur bis hin zur Einbindung der Mitarbeitenden – eine strukturierte Herangehensweise ist entscheidend.

Analyse der aktuellen IT-Infrastruktur

Im ersten Schritt ist eine detaillierte Bestandsaufnahme der bestehenden IT-Systeme nötig. Diese vier Fragen können dabei helfen:

Welche Daten, Anwendungen und Systeme sollen in die Cloud verlagert werden?
Welche Abhängigkeiten zwischen Systemen müssen berücksichtigt werden?
Welche rechtlichen und organisatorischen Anforderungen gelten, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Compliance?
Welche Systeme oder Anwendungen haben die höchste Priorität oder den größten Nutzen bei der Migration?

Strategieentwicklung für die Migration

Eine durchdachte Strategie ist die Grundlage jedes erfolgreichen Cloud-Migrationsprojekts. Sie definiert den Rahmen und gibt Orientierung für eine reibungslose Umsetzung:

Ziele festlegen: Soll die Migration primär Kosten sparen, die Infrastruktur modernisieren oder Zugang zu innovativen Technologien wie KI und Datenanalysen schaffen?
Prioritäten setzen: Ein stufenweiser Ansatz minimiert Risiken und gewährleistet eine kontrollierte Umsetzung.
Ressourcen planen: Neben technischer Expertise sind personelle und finanzielle Ressourcen frühzeitig einzuplanen. Eine realistische Planung sorgt dafür, dass die Migration im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

Merksatz

Eine klare Strategie ist entscheidend, um die Migration effizient umzusetzen und langfristige Vorteile wie Agilität und Skalierbarkeit zu realisieren.

Sicherheits- und Datenschutzanforderungen beachten

Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein zentrales Thema. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Sicherheit und Integrität ihrer Daten gewährleistet sind:

Compliance: Die ausgewählten Cloud-Dienste müssen sowohl mit internen Unternehmensrichtlinien als auch mit externen Anforderungen wie der DSGVO konform sein. Zertifizierungen wie ISO 27001 bieten hier eine zusätzliche Sicherheit.
Zugriffsrechte: Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte sind entscheidend, damit nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können.

Mitarbeitende einbinden und schulen

Technologie allein reicht nicht aus, um die Vorteile der Cloud voll auszuschöpfen – es braucht auch die Akzeptanz und das Wissen der Mitarbeitenden. Daher sollten Mitarbeitende frühzeitig in den Prozess eingebunden werden.

Akzeptanz fördern: Vorteile der neuen Systeme vermitteln, um die Motivation und Akzeptanz zu steigern.
Schulungen anbieten: Schulungen und E-Learning-Angebote helfen, die Funktionsweise der neuen Technologien zu verstehen und effektiv zu nutzen.

Technische Umsetzung und kontinuierlicher Support

Der Übergang in die Cloud beginnt mit der Übertragung von Daten und Systemen. Eine gründliche Testphase ist essenziell, um Fehler zu identifizieren und die Performance sicherzustellen. Kontinuierlicher Support garantiert, dass technische Herausforderungen schnell gelöst werden.

Schon gewusst?

Laut eines Reports von Bitkom streben rund 62 % der Unternehmen mit ihren Cloud-Aktivitäten eine Kostenreduzierung an. Etwa 61 % verfolgen mit der Cloud das Ziel, um auf Plattformen und SaaS-Lösungen umzustellen sowie die Digitalisierung interner Prozesse voranzutreiben.

Vorteile der Cloud-Migration im Überblick

Agilität und Anpassungsfähigkeit: IT-Ressourcen lassen sich flexibel skalieren, wodurch Wachstum und Innovation gefördert werden.
Zugang zu Innovationen: KI, maschinelles Lernen und Datenanalysen optimieren Produkte und Geschäftsprozesse.
Nachhaltigkeit: Effiziente Ressourcennutzung und reduzierte Energieverbräuche tragen zur Nachhaltigkeit bei.

Trends und Ausblick: KI, hybride Cloud-Modelle und Nachhaltigkeit

KI ermöglicht die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie die Verarbeitung großer Datenmengen, die Optimierung von Workflows oder die vorausschauende Wartung. Obwohl KI ein viel diskutiertes Thema ist, nutzen laut eines Reports von Bitkom aktuell erst 17 % der befragten Unternehmen KI-Dienste in der Cloud. Rund 34 % zeigen jedoch ein hohes Interesse und planen, sich zukünftig stärker mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Mehr über das Thema KI im Dokumentenmanagement, lesen Sie in einem weiteren Blogartikel.

Schon gewusst?

Beliebte KI-Dienste aus der Cloud, die Unternehmen bereits nutzen oder anstreben:

Vorhersagen und Prognosen: 87 % der Unternehmen finden KI zur datenbasierten Entscheidungsfindung relevant.
Sicherheits- und Betrugserkennung: 64 % möchten KI für Sicherheitsaspekte nutzen.
Datenanalyse und Business Intelligence: 50 % finden die Analyse und Generierung von Text hilfreich.

Quelle: Cloud-Report 2024, Bitkom (Quellenverzeichnis unten im Text)

Hybride Cloud-Modelle: Flexibilität und Sicherheit

Hybride Cloud-Modelle vereinen die Stärken von lokalen Rechenzentren und Cloud-Plattformen. Sie ermöglichen Unternehmen, sensible Daten auf eigenen Servern zu speichern, während weniger kritische Anwendungen in die Cloud ausgelagert werden.

Die Vorteile im Überblick:

Flexibilität: Anpassung an individuelle Geschäftsanforderungen.
Sicherheit: Sensible Daten bleiben unter strikter Kontrolle.
Kontrolle: Kombination aus lokaler Infrastruktur und Cloud-Lösungen erhöht die Autonomie.

Nachhaltigkeit durch grüne Cloud-Lösungen

Nachhaltigkeit gewinnt in der IT-Branche immer mehr an Bedeutung, und die Cloud spielt dabei eine zentrale Rolle. Moderne Rechenzentren setzen zunehmend auf erneuerbare Energien und energieeffiziente Technologien, um den Energieverbrauch zu senken. Unternehmen können dadurch nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihren ökologischen Fußabdruck reduzieren.

3 schnelle Fragen, ob Sie bereit für den Umzug in die Cloud sind

Haben Sie eine detaillierte Analyse Ihrer IT-Infrastruktur durchgeführt?
Wissen Sie, welche Systeme und Daten Cloud-fähig sind und welche angepasst oder modernisiert werden müssen?
Sind Ihre Sicherheits- und Datenschutzanforderungen definiert?
Haben Sie Maßnahmen zur Einhaltung von Standards wie der DSGVO sowie zur Verschlüsselung und Zugriffskontrolle geplant?
Verfügen Sie über eine klare Strategie und einen Zeitplan für die Migration?
Sind Ihre Ziele definiert, Meilensteine festgelegt und Ressourcen für einen stufenweisen und risikoarmen Umzug eingeplant?

Fazit: Cloud als strategischer Erfolgsfaktor

Der Umzug in die Cloud ist weit mehr als eine technologische Entscheidung – er ist eine langfristige, strategische Maßnahme, die Unternehmen zukunftsfähig macht. Mit klarer Planung und einer durchdachten Migration können die vielfältigen Vorteile der Cloud erfolgreich genutzt werden. Die Cloud bietet Unternehmen maximale Flexibilität, Kosteneffizienz und verbesserte Sicherheitsstandards. Gleichzeitig erfordert der Weg dorthin eine klare Strategie, die Auswahl eines verlässlichen Partners und die Einbindung der Mitarbeitenden, um mögliche Hürden zu überwinden.

Sie haben Interesse an dem Thema Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud? Mehr dazu erfahren Sie in einem ergänzenden Blogartikel.

arveo content services platform

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Quelle:

https://www.bitkom.org/sites/main/files/2024-07/240703Bitkom-ChartsCloud-Report-2024final.pdf

Die Evolution des ECM: Vom Archivsystem zur intelligenten Plattform

Enterprise Content Management begann einst als einfache Lösung zur Verwaltung von Dokumentenarchiven. Unternehmen suchten nach Möglichkeiten, papierbasierte Akten zu digitalisieren, um schneller auf Informationen zugreifen zu können. Doch die Anforderungen an ECM-Systeme sind im Laufe der Zeit und mit der voranschreitenden Digitalisierung stark gestiegen.

Moderne Lösungen gehen weit über die reine Dokumentenablage hinaus. Sie bieten integrierte Workflows, automatisieren Prozesse und unterstützen die Einhaltung komplexer Compliance-Anforderungen, wie z. B. der DSGVO. Veraltete ECM-Systeme hingegen können mit der Dynamik moderner Arbeitsumgebungen oft nicht mehr Schritt halten. In der Ära der digitalen Transformation ist Enterprise Content Management daher entscheidend für Unternehmen, die ihre Prozesse effizient und zukunftssicher gestalten möchten.

Schon gewusst?

Mehr als 79% der Unternehmen in Deutschland mit mehr als 20 Mitarbeitenden setzen ECM-Lösungen ein. (Quelle: Bitkom, Verlinkung unten im Text)

Wenn das ECM zum Problem wird: Herausforderungen und Risiken veralteter Systeme

Die Probleme älterer ECM-Systeme sind vielfältig, doch sie haben eines gemeinsam: Sie hemmen die Produktivität und Innovationsfähigkeit.

Technologische Einschränkungen: Veraltete ECM-Systeme basieren oft auf starren, monolithischen Architekturen. Diese Systeme sind schwer skalierbar und können nicht flexibel auf neue Anforderungen reagieren.
Unzureichende Effizienz und hohe Kosten: Wartungskosten belasten die IT-Budgets, während die Systemleistung oft hinter den Erwartungen zurückbleibt.
Inflexibilität bei Geschäftsanforderungen: In einer Zeit, in der sich Märkte und Geschäftsmodelle schnell verändern, fehlt es traditionellen ECM-Lösungen an Agilität, um neue Prozesse oder Anwendungen schnell zu integrieren.
Sicherheits- und Compliance-Lücken: Veraltete Sicherheitsstandards und die mangelnde Unterstützung aktueller Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO machen ältere Systeme zu einem potenziellen Risiko.
Akzeptanzprobleme: Komplexe und benutzerunfreundliche Oberflächen führen zu einer geringen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Dies hemmt die Nutzung der Systeme und verringert deren Effizienz.

Die wichtigsten Merkmale moderner ECM-Systeme

Moderne ECM-Lösungen sind speziell darauf ausgelegt, die Schwächen älterer Systeme auszugleichen und Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Sie zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:

Cloud-fähige Architekturen: Moderne ECM-Systeme sind häufig Cloud-basiert und ermöglichen so einen flexiblen, ortsunabhängigen Zugriff. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in dezentralen Teams und bietet die Skalierbarkeit, die Unternehmen heute benötigen.
Offene Schnittstellen: Dank APIs und offener Architekturen lassen sich moderne ECM-Systeme problemlos in bestehende IT-Ökosysteme integrieren. So wird ein nahtloser Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht.
Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberflächen und mobile Nutzungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Mitarbeitende schnell und effizient mit den Systemen arbeiten können.
KI-gestützte Funktionen: Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz können Workflows automatisiert, Dokumente klassifiziert und Inhalte schneller durchsucht werden. Das spart Zeit und steigert die Effizienz.

In diesem Blogartikel erfahren Sie mehr über die Vorteile von KI im Dokumentenmanagement.

Best-of-Breed: Die passende Lösung für moderne ECM-Anforderungen

Während viele Unternehmen lange Zeit auf monolithische ECM-Systeme gesetzt haben, geht der Trend mittlerweile immer stärker in Richtung Best-of-Breed-Strategie. Der Best-of-Breed-Ansatz ermöglicht es Unternehmen, unabhängig von einzelnen Anbietern zu bleiben und für jede Aufgabe oder Funktion die beste verfügbare Lösung auszuwählen. Statt sich auf ein einziges, umfassendes System festzulegen, können Unternehmen spezialisierte Tools für verschiedene Geschäftsbereiche nutzen. Diese Lösungen werden anschließend über Schnittstellen miteinander verbunden, um ein nahtloses Zusammenspiel zu gewährleisten. Das Ziel: maximale Effizienz und Flexibilität durch den Einsatz der besten verfügbaren Tools am Markt.

Der Vorteil des Best-of-Breed-Ansatzes liegt in seiner Flexibilität:

Spezialisierung: Jede eingesetzte Lösung ist auf ihre spezifische Aufgabe optimiert, z. B. Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung oder E-Mail-Management.
Modularität: Neue Tools können bei Bedarf hinzugefügt oder ersetzt werden, ohne das gesamte System zu beeinträchtigen.
Innovationskraft: Da Anbieter spezialisierter Lösungen häufig agiler sind, profitieren Unternehmen schneller von technologischen Fortschritten.

Moderne ECM-Systeme unterstützen diese Strategie durch offene Schnittstellen und APIs, die eine reibungslose Integration ermöglichen. So können Unternehmen bestehende Lösungen erweitern, ohne ihre gesamte IT-Infrastruktur überarbeiten zu müssen. Zudem können Unternehmen spezialisierte Lösungen integrieren und so sicherstellen, dass sie stets die besten Technologien für ihre individuellen Bedürfnisse nutzen.

Warum sich ein Update lohnt: Die Vorteile moderner ECM-Systeme

Ein Wechsel zu einer modernen ECM-Lösung bietet weitreichende Vorteile, die nicht nur auf technischer Ebene, sondern auch im Hinblick auf strategische Ziele überzeugen:

Optimierte Workflows und Automatisierung
Moderne ECM-Systeme bieten integrierte Workflow-Funktionen, mit denen Geschäftsprozesse automatisiert und beschleunigt werden können. Genehmigungen, Rechnungsfreigaben oder die Dokumentenverarbeitung lassen sich so effizient gestalten.
Verbesserte Datensicherheit und Compliance
Dank aktueller Sicherheitsstandards und Compliance-Tools ermöglichen moderne Systeme eine sichere und rechtskonforme Datenverwaltung – ein Muss in Zeiten strenger Datenschutzrichtlinien. Sensible Daten können durch Verschlüsselung, Berechtigungskonzepte oder Aufbewahrungsregeln geschützt werden.
Zukunftssicherheit
Modulare Architekturen und regelmäßige Updates machen moderne ECM-Lösungen langfristig nutzbar und flexibel anpassbar an neue Anforderungen.
Kosten- und Ressourceneinsparung
Cloud-basierte ECM-Systeme reduzieren Infrastruktur- und Wartungskosten erheblich. Gleichzeitig steigern sie die Produktivität, da weniger Zeit für manuelle Aufgaben aufgewendet werden muss.

Fazit

Die Digitalisierung verlangt von Unternehmen und Organisationen, ihre IT-Landschaft kontinuierlich zu modernisieren. Ein veraltetes ECM-System kann schnell zum Hemmschuh werden, der nicht nur die Produktivität beeinträchtigt, sondern auch Sicherheitsrisiken birgt. Der Wechsel zu einem modernen ECM ist daher nicht nur eine Investition in die Technik, sondern in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Insbesondere Ansätze, wie die Best-of-Breed-Strategie ermöglichen Unternehmen, ihre Systeme modular, flexibel und zukunftssicher zu gestalten.

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EITCO steht Ihnen als Partner zur Seite, um diesen Wandel erfolgreich zu meistern. Mit unserer Erfahrung und unseren maßgeschneiderten Lösungen unterstützen wir Sie dabei, Ihr ECM fit für die Anforderungen von morgen zu machen. Kontaktieren Sie uns für ein kostenfreies Beratungsgespräch. EITCO unterstützt Sie nicht nur bei der Implementierung, sondern begleitet Sie umfassend durch alle Phasen Ihrer digitalen Transformation.

Quellen:

https://www.bitkom.org/sites/main/files/2024-04/bitkom-leitfaden-ecm-2024-aktuelle-entwicklungen-und-ausblick.pdf

Was ist eine Content Services Platform?

Content Services Platforms (CSPs) sind moderne Weiterentwicklungen traditioneller Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Anstatt sich nur auf die Ablage von Dokumenten zu konzentrieren, bieten CSPs eine umfassende, cloudbasierte Infrastruktur, die Unternehmen bei der Verwaltung aller wichtigen Inhalte und der Automatisierung von Prozessen unterstützt. Inhalte wie Dokumente, E-Mails und andere Daten lassen sich in Echtzeit ablegen, abrufen und bearbeiten – auch standort- und abteilungsübergreifend.

Vorteile von Content Services Platforms

Eine Content Services Platform vereinfacht nicht nur die zentrale Verwaltung von Unternehmensinhalten, sondern schafft auch Transparenz und fördert die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Durch die Automatisierung von Workflows lassen sich wiederkehrende Aufgaben effizienter gestalten, die Benutzerfreundlichkeit wird erhöht und Compliance-Vorgaben können durch klare Regeln und Zugriffsrechte eingehalten werden. Eine Content Services Platform unterstützt eine Vielzahl von Inhaltstypen. Zudem bietet sie eine API-Schnittstelle, die eine einfache Anbindung an andere Systeme ermöglicht.

Schon gewusst?

Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle, die es verschiedenen Softwareanwendungen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen.

Im Vergleich zu traditionellen ECM-Systemen sind Content Services Platforms flexibler, besser integrierbar und effizienter. Damit bilden sie eine wichtige Grundlage für eine flexible und zukunftssichere Datenverwaltung.

Warum Kubernetes die IT-Architektur transformiert

Eine Content Services Platform benötigt eine stabile, flexible und skalierbare IT-Infrastruktur – hier setzt Kubernetes an. Als Plattform zur Verwaltung containerisierter Anwendungen ermöglicht Kubernetes die dynamische Anpassung der IT-Ressourcen. Dadurch können CSPs in Cloud-Umgebungen betrieben werden, ohne dass sich IT-Teams um Kapazitäten oder Ausfallrisiken sorgen müssen. Kubernetes verwaltet Container automatisch, was die Flexibilität von Content Services Platforms erhöht. Dies ermöglicht, einzelne Dienste unabhängig zu betreiben und zu aktualisieren, ohne die gesamte Plattform zu stören. Diese Flexibilität und Skalierbarkeit machen Kubernetes zu einer wichtigen Technologie für Cloud-Anwendungen. Dank der offenen Architektur und der Unterstützung durch eine große Open-Source-Community bleibt Kubernetes anpassungsfähig und zukunftssicher – ein klarer Vorteil für Anwendungen mit wechselndem Ressourcenbedarf.

Schon gewusst?

Containerisierung bedeutet, eine Anwendung zusammen mit allen notwendigen Bestandteilen in einen abgeschlossenen „Container“ zu verpacken. Dadurch kann die Anwendung überall gleich funktionieren, unabhängig von der Umgebung.

5 Vorteile von Kubernetes für Unternehmen

Der Einsatz von Kubernetes bringt viele Vorteile mit sich, darunter:

Flexibilität und Skalierbarkeit: Kubernetes kann Anwendungen und Ressourcen je nach Bedarf hoch- oder herunterskalieren. Das ist besonders hilfreich für eine Content Services Platform mit stark schwankenden Zugriffszahlen.
Automatisierung und Effizienz: Kubernetes sorgt für eine intelligente Ressourcenzuweisung, sodass nur die tatsächlich benötigten Kapazitäten genutzt werden. Das senkt die Infrastrukturkosten und minimiert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand.
Zukunftssicherheit und Integration: Kubernetes lässt sich problemlos in neue Cloud-Dienste integrieren und passt sich an zukünftige Technologien an. Dadurch ist es ideal für Unternehmen, die ihre IT-Struktur flexibel halten und sich auf neue Entwicklungen vorbereiten möchten.
Höhere Ausfallsicherheit: Durch die verteilte Struktur von Kubernetes können Content-Management-Anwendungen und -Daten bei Serverausfällen sofort auf andere Ressourcen verschoben werden, ohne die Verfügbarkeit der Content Services Platform zu beeinträchtigen.
Schnellere Anpassungen und Updates: Kubernetes ermöglicht es, neue Funktionen und Updates in der CSP schneller und mit minimalen Unterbrechungen bereitzustellen. Unternehmen können Innovationen so schneller umsetzen und flexibel auf Veränderungen reagieren.

Künstliche Intelligenz, Content Services und Kubernetes: Die Zukunft der digitalen Prozessoptimierung

Künstliche Intelligenz (KI) spielt in der modernen Arbeitswelt eine zentrale Rolle. Viele Unternehmen nutzen bereits Content Services Platforms und Kubernetes, um ihre digitalen Prozesse zu optimieren. Die nächste Stufe dieser Entwicklung ist der Einsatz von KI, die durch die Infrastruktur einer Content Services Platform und Kubernetes besonders effizient integriert und betrieben werden kann.

Mehr dazu gibt es im Blogartikel.

Schon gewusst?

KI-Readiness bezieht sich auf die technische, organisatorische und strukturelle Ausstattung einer Content Platform, die es ermöglicht, KI-gestützte Funktionen reibungslos und sicher zu implementieren. Diese Funktionen können unter anderem die automatische Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten, Texterkennung (OCR), Datenextraktion und die Automatisierung von Workflows umfassen.

Um die sogenannte „KI-Readiness“ zu erreichen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sowohl ihre IT-Infrastruktur als auch ihre organisatorischen Prozesse optimal auf den KI-Einsatz vorbereitet sind.

Erfolgreiche KI-Integration: Drei Schlüsselfaktoren für Unternehmen

Damit KI optimal in die Unternehmensprozesse integriert werden kann, sind folgende Voraussetzungen unerlässlich:

Technische Infrastruktur: Die vorhandene IT-Infrastruktur muss leistungsstark und flexibel sein. Hier hilft Kubernetes, indem es die benötigten Ressourcen dynamisch bereitstellt.
Datenschutz und Compliance: Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen muss durch spezifische Funktionen der CSP, wie integrierte Sicherheits- und Compliance-Mechanismen, gewährleistet sein.
Change Management: Der Wandel hin zu KI erfordert, dass Mitarbeitende mit den neuen Technologien vertraut gemacht werden. Schulungen und E-Learning-Programme können zusätzlich helfen, Mitarbeitende für den Einsatz mit KI fit zu machen und Berührungsängste abzubauen.

arveo content services platform: Die Lösung für moderne Anforderungen

Die arveo content services platform von EITCO vereint alle wesentlichen Funktionen einer modernen CSP und ist speziell darauf ausgelegt, Unternehmen und Behörden bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. arveo CSP verfügt über eine vollständige Kubernetes-Architektur, und ist sowohl als Software-as-a-Service (SaaS) als auch on-premise verfügbar. Heben Sie mit der arveo content services platforms Ihre dokumentenbasierten Prozesse auf das nächste digitale Level.

Sie möchten mehr über arveo content services platform und ihre Möglichkeiten erfahren? Kontaktieren Sie uns für ein kostenfreies Beratungsgespräch. EITCO unterstützt Sie nicht nur bei der Implementierung, sondern begleitet Sie umfassend durch alle Phasen Ihrer digitalen Transformation.

Was ist KI im Dokumentenmanagement?

KI bringt entscheidende Effizienzgewinne im Dokumentenmanagement, indem sie zahlreiche manuelle Aufgaben automatisiert. Die zentralen KI-Technologien, die ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützen, umfassen beispielsweise:

Automatisierte Texterkennung (OCR) und Datenextraktion

Mit der integrierten Texterkennungsfunktion (OCR) können Informationen wie Texte, Zahlen und andere wichtige Daten aus gescannten Dokumenten automatisch erfasst werden. Modernste OCR-Tools erkennen verschiedene Schriftarten und Layouts und sind daher flexibel für unterschiedliche Dokumenttypen einsetzbar. Diese Technologie ist besonders wertvoll für die schnelle und präzise Verarbeitung von Dokumenten wie Rechnungen oder Formularen, bei denen eine exakte Datenextraktion erforderlich ist. Der gesamte Verarbeitungsprozess wird dadurch beschleunigt und die Fehlerquote reduziert.

Intelligente Dokumentenanalyse (IDA) zur automatisierten Klassifizierung

Die intelligente Dokumentenanalyse ermöglicht es einem Dokumentenmanagement-System, den Inhalt und die Struktur eines Dokuments zu „verstehen“ und es automatisch zu klassifizieren. Basierend auf vordefinierten Kriterien wie Dokumenttyp, Inhalt oder Absender ordnet das System Dokumente in die richtige Kategorie ein, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Diese automatische Klassifikation hilft dabei, Dokumente korrekt abzulegen und schnell wiederzufinden – ein enormer Vorteil, insbesondere für Unternehmen, die täglich große Mengen an Dokumenten verarbeiten.

Maschinelles Lernen (ML) zur kontinuierlichen Optimierung der Datenverarbeitung

Maschinelles Lernen (ML) bildet die Grundlage für KI-Systeme, die durch Erfahrung „lernen“ und Muster erkennen können. Im DMS bedeutet das, dass sich das System an spezifische Anforderungen und wiederkehrende Dokumenttypen im Unternehmen anpasst. Mit jedem verarbeiteten Dokument wird das System präziser und effizienter in der Erkennung und Klassifikation. Maschinelles Lernen unterstützt so nicht nur die Erfassung und Analyse von Daten, sondern trägt zur langfristigen Optimierung der gesamten Dokumentenverwaltung bei.

Schon gewusst?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Software-Lösung, die eine umfassende und automatisierte Verwaltung von Dokumenten und Informationen sicherstellt. Es dient der zentralen Speicherung, Organisation und revisionssicheren Archivierung digitaler Dokumente, erleichtert den Zugriff auf Informationen, unterstützt die Einhaltung von Compliance- und Datenschutzvorgaben und automatisiert Aufgaben.

3 zentrale Vorteile der KI im Dokumentenmanagement

Der Einsatz von KI im DMS bietet vielfältige Vorteile, die weit über die reine Digitalisierung von Dokumenten hinausgehen:

Ressourcenschonend

Ein KI-gestütztes DMS automatisiert repetitive Aufgaben, wodurch Mitarbeitende mehr Zeit für strategische Tätigkeiten gewinnen. Dadurch können Unternehmen ihre personellen Ressourcen effizienter einsetzen.

Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben beschleunigt ein KI-gestütztes DMS die Dokumentenverarbeitung und steigert die Produktivität. Die erhöhte Genauigkeit reduziert Fehler und den Bedarf an Korrekturen, was die Gesamteffizienz deutlich steigert.

Einhaltung von Compliance und Datenschutz

KI-gestützte Systeme ermöglichen eine revisionssichere Archivierung und vereinfachen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Dokumente werden sicher gespeichert, und alle Zugriffe können lückenlos nachverfolgt werden. Zudem kann KI dazu beitragen, sensible Daten automatisch zu erkennen und entsprechend zu schützen, was die Einhaltung von Datenschutzanforderungen wie der DSGVO unterstützt.

Allgemeine Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente
Medienbruchfreie Arbeitsabläufe
Reduzierte Suchzeiten
Schnellere Durchlauf- und Antwortzeiten
Zentrale Ablage für mehr Übersichtlichkeit und bessere Zusammenarbeit
Minimaler Papierverbrauch und dadurch mehr Nachhaltigkeit

Entdecken Sie in einem weiteren Blogartikel die wichtigsten Gründe, die für ein DMS sprechen.

KI in der Praxis: Anwendungsbeispiele im Dokumentenmanagement

KI-Technologien im Dokumentenmanagement eröffnen eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, die für verschiedene Branchen und Abteilungen von großer Bedeutung sind. In der Rechnungsverarbeitung können zum Beispiel Eingangsrechnungen automatisch erfasst, kategorisiert und in das entsprechende System eingeordnet werden. Dadurch werden Fehler in der Buchhaltung minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt.

Im Personalwesen profitiert die digitale Personalakte von der automatischen Texterkennung und Klassifizierung, wodurch Daten von Mitarbeitenden schnell erfasst und organisiert werden können. Auch im Vertragsmanagement zeigen sich die Vorteile von KI deutlich: Verträge und rechtliche Dokumente lassen sich rasch klassifizieren und sicher ablegen. Darüber hinaus können wichtige Informationen und Fristen automatisch hervorgehoben werden, was die Übersichtlichkeit verbessert und das Risiko übersehener wichtiger Details reduziert.

Einfache digitale Verarbeitung von Dokumenten mit dem EITCO document processor

Der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu verbessern und wertvolle Ressourcen zu sparen. Dies stellt einen entscheidenden Schritt in Richtung Effizienz und Innovation dar.

Eine zukunftssichere Lösung in diesem Kontext ist der EITCO document processor, der eine leistungsstarke Erweiterung für verschiedene Enerprise Content Management (ECM)- und DMS-Systeme, wie arveo content services platform, d.velop documents oder Saperion bietet. Die Lösung importiert, klassifiziert und verarbeitet Dokumente automatisiert und ermöglicht eine sichere Ablage im ECM oder DMS. Dies erleichtert die Verwaltung großer Datenmengen und hilft, zeitaufwändige manuelle Prozesse zu minimieren.

Ob Scans, Dateiordner, E-Mails oder gedruckte Dokumente: Der EITCO document processor ermöglicht eine unkomplizierte digitale Verarbeitung von Dokumenten aus verschiedenen Eingangskanälen. Die Lösung erfasst eingehende Dokumente automatisch und integriert sie in das gewünschte Zielsystem.

Erfahren Sie, wie der EITCO document processor Ihre Dokumentenprozesse optimieren kann, und lassen Sie sich in einem kostenfreien Beratungsgespräch über die Möglichkeiten beraten.

Was bedeutet agile Verwaltung?

Agile Verwaltung beschreibt einen innovativen Ansatz, bei dem öffentliche Verwaltungen flexibler, schneller und bürgerorientierter arbeiten. Im Kern geht es darum, starre Hierarchien aufzubrechen, Prozesse zu verschlanken und sich kontinuierlich an veränderte Anforderungen anzupassen.

Schon gewusst?

Eine agile Verwaltung zeichnet sich durch ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aus. Sie ist in der Lage, auf sich verändernde Anforderungen schnell zu reagieren, Projekte iterativ umzusetzen und eine fortlaufende Verbesserung anzustreben.

Vorteile einer agilen Verwaltung

Verwaltungen, die agile Methoden anwenden, profitieren von einer Vielzahl von Vorteilen, die sich positiv auf Effizienz, Qualität und Bürgerzufriedenheit auswirken:

Höhere Effizienz: Die iterative Arbeitsweise ermöglicht eine schnellere Umsetzung von Projekten und frühes Erkennen von Fehlern.
Bessere Anpassungsfähigkeit: Agilität ermöglicht es, flexibel auf unvorhergesehene Veränderungen oder neue Herausforderungen zu reagieren.
Starke Bürgerorientierung: Agile Verwaltungen stellen die Bürger in den Mittelpunkt ihrer Aktivitäten und verbessern stetig die Qualität ihrer Dienstleistungen.
Innovationsförderung: Durch die Arbeit in interdisziplinären Teams und die Nutzung von Feedbackschleifen werden innovative Ideen gefördert und schneller umgesetzt.

Faktoren, die Agilität in der Verwaltung vorantreiben

Die Notwendigkeit für mehr Agilität in der Verwaltung wird durch verschiedene Faktoren beeinflusst. Dazu zählen:

Steigende Anforderungen an Verwaltungsdienstleistungen

Bürger sind es aus der Privatwirtschaft gewohnt, Dienstleistungen einfach, schnell und digital abzuwickeln. Diese Erwartungshaltung wird zunehmend auch an die öffentliche Verwaltung gestellt. Um digitale Erwartungen zu erfüllen, müssen Verwaltungen ihre Prozesse fortlaufend verbessern und anpassen. Eine agile Verwaltung kann schneller auf Anfragen reagieren und Prozesse nutzerfreundlich sowie kontinuierlich optimieren.

Komplexität und Dynamik der Aufgaben

Gesetzliche Neuerungen wie das OZG 2.0-Gesetz und gesellschaftliche Herausforderungen erfordern schnelle Anpassungen und eine dynamische Arbeitsweise. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban helfen dabei, Projekte in überschaubaren Schritten voranzutreiben und flexibel auf den Wandel zu reagieren.

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Management-Tool, das im agilen Projektmanagement verwendet wird, um den Arbeitsprozess zu organisieren und zu optimieren. Es besteht aus Spalten, die verschiedene Phasen eines Projekts darstellen (z.B. „To Do“, „Doing“, „Done“), und Karten, die spezifische Aufgaben repräsentieren. Durch die visuelle Darstellung ermöglicht das Kanban-Board Teams, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und die Leistungsfähigkeit zu erhöhen. Mehr darüber, wie agile Verwaltung in der Praxis geht, gibt es im Blogartikel.

Digitale Transformation

Die Einführung neuer Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) oder Cloud-Lösungen erfordert von der Verwaltung Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Agilität ermöglicht es, diese Technologien schrittweise zu implementieren, ohne die gesamte Organisation auf einmal umkrempeln zu müssen. Zudem sorgt Agilität dafür, dass Verwaltungen digitale Technologien nicht nur einführen, sondern auch dynamisch weiterentwickeln.

Kollaboratives Arbeiten

Traditionelle Verwaltungen sind oft in Abteilungen unterteilt, die separat voneinander arbeiten. Dies führt zu isolierten Arbeitsweisen und verhindert eine schnelle sowie effektive Zusammenarbeit. Agilität fördert dagegen die interdisziplinäre Zusammenarbeit, indem Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen gemeinsam in Teams an Projekten arbeiten. Diese flexible Strukturen ermöglichen es, Herausforderungen ganzheitlich anzugehen und innovative Lösungen zu entwickeln.

Personalmangel

Agilität kann entscheidend dazu beitragen, dem Fachkräftemangel in öffentlichen Verwaltungen entgegenzuwirken. Um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, müssen Verwaltungen ihre Mitarbeitenden schulen und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bieten. E-Learning und geeignete digitale Onboarding-Maßnahmen sind dabei von zentraler Bedeutung, um neue Mitarbeitende schnell und effektiv in Prozesse einzuführen. Mehr zum Thema digitales Onboarding und E-Learning in der Verwaltung erfahren Sie im Blogartikel oder im Webinar „Digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung: Notwendiges Übel oder große Chance?“.

Herausforderungen bei der Einführung agiler Methoden

Trotz der klaren Vorteile stellt die Einführung agiler Arbeitsweisen in der Verwaltung eine Herausforderung dar. Viele Verwaltungen sind noch stark von hierarchischen Strukturen geprägt; es bedarf eines Kulturwandels, um Agilität erfolgreich zu implementieren. Führungskräfte müssen diesen Wandel aktiv unterstützen und vorleben. Zudem muss agiles Arbeiten mit bestehenden Gesetzen und Vorschriften in Einklang gebracht werden, was oft kreative Lösungen erfordert.

Die Mitarbeitenden benötigen Schulungen sowie kontinuierliche Unterstützung, um agile Methoden effektiv anzuwenden und zu verinnerlichen. Schließlich muss die Einführung agiler Methoden Schritt für Schritt erfolgen und mit bestehenden Verwaltungsprozessen integriert werden. Dennoch steht die Verwaltung an einem Wendepunkt, denn der Einsatz von Agilität ist mittlerweile nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit für den langfristigen Erfolg der öffentlichen Verwaltung.

Hinweis

Erfahren Sie in unserem Whitepaper "So bringen Sie mehr Agilität in Ihr Unternehmen" noch mehr über die Möglichkeiten agiler Methoden.

Was ist digitales Onboarding?

Digitales Onboarding beschreibt den Prozess, bei dem neue Mitarbeitende mithilfe digitaler Tools und Plattformen in ihre Aufgaben und in die Organisationsstrukturen eingeführt werden. Ein zentraler Bestandteil des digitalen Onboarding-Prozesses ist der Einsatz von E-Learning. E-Learning ermöglicht eine moderne, skalierbare und ortsunabhängige Wissensvermittlung, die sowohl für das Onboarding als auch für die kontinuierliche Weiterbildung in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden kann.

Warum ist digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung wichtig?

Die öffentliche Verwaltung sieht sich durch die fortschreitende Digitalisierung mit einer Vielzahl neuer Technologien und Arbeitsprozesse konfrontiert. Diese Entwicklung erfordert nicht nur eine Anpassung bestehender Strukturen, sondern auch die Fähigkeit, neue Mitarbeitende schnell und effizient in Aufgaben einzuarbeiten.

Umfrage: Wie werden Mitarbeitende bisher in bestehende Software eingearbeitet?

Die Ergebnisse zeigen, dass rund 55 % der Mitarbeitenden Schulungen vor Ort bevorzugen, während 53 % „Learning on the Job“ und die Unterstützung durch Handbücher als effektive Lernmethode nutzen. Rund 24 % setzen auf E-Learning-Angebote, insbesondere Lernvideos, um ihre Kenntnisse zu erweitern. 83 % geben an, dass sich die Kollegen gegenseitig unterstützen.

Hinweis: Die Zahlen stammen aus einer Umfrage im Rahmen eines Webinars von EITCO: „Digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung: Notwendiges Übel oder große Chance?“ mit insgesamt 110 Teilnehmenden.

Mit E-Learning zu einem reibungslosen digitalen Onboarding

Im Rahmen des digitalen Onboardings spielt E-Learning eine entscheidende Rolle. E-Learning im öffentlichen Dienst ermöglicht eine skalierbare, individuelle Wissensvermittlung. Diese Form des digitalen Onboardings schafft Flexibilität und sorgt dafür, dass Mitarbeitende effektiv in neue Aufgaben integriert werden. Mit maßgeschneiderten Lernprogrammen können relevante Informationen und Kompetenzen systematisch vermittelt werden – vom Umgang mit internen Softwarelösungen bis hin zu behördlichen Regularien und Vorschriften. Zu den Vorteilen des E-Learnings gehören:

Flexibles und ortsunabhängiges Lernen

In Zeiten, in denen Homeoffice und flexible Arbeitsmodelle immer mehr an Bedeutung gewinnen, ermöglicht digitales Onboarding, dass neue Mitarbeitende von überall aus auf Schulungen und Informationen zugreifen können. E-Learning-Tools sind hierbei besonders hilfreich, da sie den Zugang zu Lerninhalten unabhängig von Zeit und Ort ermöglichen und individuelle Lernwege unterstützen. Mitarbeitende können die Inhalte in ihrem eigenen Tempo durcharbeiten und haben die Möglichkeit, komplexe Themen mehrfach zu wiederholen.

Einheitliche Einführung für alle Mitarbeitenden

Durch die Nutzung standardisierter digitaler Schulungsmaterialien wird sichergestellt, dass alle neuen Mitarbeitenden die gleichen Informationen erhalten. Dies reduziert das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen oder unterschiedlich vermittelt werden. Gleichzeitig wird die Einarbeitung durch digitale Prozesse transparent und nachvollziehbar gestaltet.

Effiziente Nutzung von Ressourcen

Indem die Einarbeitung digitalisiert und durch E-Learning unterstützt wird, können Verwaltungen Personal und Ressourcen effizienter nutzen. Anstelle zeitintensiver persönlicher Schulungen können Lerninhalte digital bereitgestellt und jederzeit abgerufen werden. Vorgesetzte und HR-Teams können sich dadurch stärker auf individuelle Fragen oder komplexere Themen konzentrieren.

Förderung digitaler Kompetenzen

Ein digitaler Onboarding-Prozess, unterstützt durch gezielte E-Learning-Module, führt von Anfang an in die relevanten Technologien und Systeme ein und stellt sicher, dass sich neue Mitarbeitende im digitalen Umfeld sicher bewegen können. Zudem bieten E-Learning-Tools oft interaktive Übungen, Quizze und Simulationen an, die das Erlernte vertiefen und praxisnah anwenden lassen.

Mehr zum Thema E-Learning in der öffentlichen Verwaltung finden Sie auch hier.

Schon gewusst?

30 % der neuen Mitarbeitenden in der öffentlichen Verwaltung kündigen innerhalb der ersten 6 Monate, wenn sie keine angemessene Einarbeitung erhalten.

Herausforderungen im digitalen Onboarding-Prozess

Obwohl digitale Onboarding-Prozesse eine hohe Effizienz bieten, bleibt die Herausforderung bestehen, dass sie den persönlichen Kontakt und das direkte Kennenlernen des Teams nicht vollständig ersetzen können. Daher sollten Verwaltungen zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um neue Mitarbeitende auch auf persönlicher Ebene ins Team zu integrieren. Eine Kombination aus Präsenzschulungen und digitaler Einarbeitung bietet die Möglichkeit, Flexibilität und Effizienz gleichermaßen zu gewährleisten.

Hybrides Lernkonzept als optimale Lösung

Ein hybrides Einarbeitungskonzept ermöglicht es, neue Mitarbeitende flexibel und effizient in die Teamstrukturen einzuführen und gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit der Verwaltung nachhaltig zu verbessern. Dieser Ansatz vereint verschiedene Lehrmethoden und Technologien, um ein individuell angepasstes Lernerlebnis zu schaffen.

Eine Umfrage im Webinar „Digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung: Notwendiges Übel oder große Chance?“ zeigt, wie Onboarding-Prozesse bislang vorrangig durchgeführt werden:

66 % der Befragten setzen derzeit überwiegend auf persönliche Besprechungen vor Ort.
53 % nutzen keine speziellen digitalen Medien.
33 % setzen auf ein Patensystem und einen strukturierten Einarbeitungsplan.
10 % arbeiten ausschließlich mit Online-Angeboten wie E-Learning, Videokonferenzen oder virtuellen Einarbeitungsplänen.

Die Zahlen verdeutlichen, dass rein digitale Onboarding-Angebote bisher eine untergeordnete Rolle spielen. Dennoch wird die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung weiter an Bedeutung gewinnen, und der Einsatz digitaler Hilfsmittel im Onboarding-Prozess wird immer wichtiger. Gleichzeitig bleibt der Bedarf an persönlichen Besprechungen bestehen, da viele Mitarbeitende den direkten Austausch nach wie vor schätzen und bewahren möchten.

Daher bietet sich ein hybrides Onboarding-Konzept als eine geeignete Lösung an: Vor-Ort-Besprechungen kombiniert mit digitalen Tools wie E-Learning. Ziel ist es nicht, bewährte Methoden vollständig zu ersetzen, sondern die Verwaltung zu entlasten und durch digitale Ansätze die Effizienz zu steigern. Hybride Lernkonzepte ermöglichen es, Mitarbeitende so einzuarbeiten, dass sie schnell einsatzbereit und produktiv sind. Demnach ist ein hybrides Onboarding-Konzept eine ausgezeichnete Wahl für öffentliche Verwaltungen, die ihre Onboarding- und Weiterbildungsstrategien modernisieren möchten.

Kostenfreies Webinar: „Digitales Onboarding in der öffentlichen Verwaltung: Notwendiges Übel oder große Chance?“

Digitales Onboarding bietet der öffentlichen Verwaltung enorme Vorteile: Es beschleunigt die Einarbeitung, erhöht die Effizienz und passt sich flexibel an die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt an. Verwaltungen, die frühzeitig auf digitale Einarbeitungsprozesse und E-Learning setzen, werden nicht nur ihre neuen Mitarbeitenden schneller einbinden, sondern auch ihre eigenen Strukturen zukunftssicher machen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie digitales Onboarding und E-Learning erfolgreich in Ihrer Verwaltung umsetzen können? Erleben Sie in unserem kostenfreien Webinar und anhand eines realitätsnahen Szenarios, wie digitales Onboarding die Einarbeitung in Ihrer Verwaltung revolutionieren kann. Zudem lernen Sie, wie digitale Lernkonzepte und hybride Schulungsformate Mitarbeitende optimal unterstützen können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie durch gezielte Onboarding-Maßnahmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeitenden steigern können.

Ihr Interesse ist geweckt? Hier erhalten Sie einen kurzen Einblick in das Webinar „Digitales Onboarding: Notwendiges Übel oder große Chance?“.