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Die drei wichtigsten Grundsätze der Personalaktenverwaltung
Personalabteilungen verwalten sensible Daten und tragen daher eine große Verantwortung. Von Gehaltsabrechnungen über Adressdaten bis hin zu Arbeitszeugnissen – diese Informationen müssen sicher und effizient verwaltet werden. Dabei sind Personalabteilungen verpflichtet, nach drei grundlegenden Prinzipien zu handeln:
- Vertraulichkeit: Personalakten enthalten sensible Daten von Mitarbeitenden und müssen daher streng vertraulich behandelt werden. Ein verantwortungsvoller Umgang mit diesen Informationen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essenziell für das Vertrauen in die Personalabteilung.
- Richtigkeit: Personalverantwortliche müssen dafür sorgen, dass die Informationen und Daten, die sich in der Personalakte eines Mitarbeitenden befinden, der Wahrheit entsprechen und aktuell sowie fehlerfrei sind.
- Transparenz: Mitarbeitende haben das Recht, ihre Personalakte jederzeit einzusehen. Eine transparente Aktenführung ist daher unerlässlich.
Die drei Grundsätze sind essenzielle Bausteine für eine lückenlose und korrekte Arbeit im HR-Bereich. Um diese Grundsätze konsequent einhalten zu können, benötigen HR-Teams funktionierende, effiziente und transparente Prozesse – Anforderungen, die eine analoge Personalakte oft nicht erfüllen kann. Denn die Arbeit mit einer analogen Personalakte führt zu einem hohen manuellen Arbeitsaufwand, insbesondere in Zeiten, in denen Personalabteilungen aufgrund des Fachkräftemangels und anhaltender Veränderungsprozesse vor großen Herausforderungen stehen. Die Unterstützung durch digitale Tools ist im HR-Bereich unerlässlich, um Aufgaben effizient zu bewältigen und mit dem digitalen Wandel Schritt zu halten. Die digitale Personalakte bietet dafür eine optimale Lösung.
Digitalisierung der Personalakte: Vorteile nutzen und Herausforderungen meistern
Die Einführung einer digitalen Personalakte erleichtert die Arbeit in Personalabteilungen erheblich. Unter anderem sorgt sie für Zeit- und Kosteneinsparungen und bietet zahlreiche weitere Vorteile, darunter:
Klarheit und Transparenz
Die digitale Personalakte bietet HR-Verantwortlichen eine übersichtliche und strukturierte Darstellung aller enthaltenen Dokumente sowie eine klare Übersicht über fehlende Daten, die gegebenenfalls noch angefordert werden müssen. Ein digitaler Workflow ermöglicht eine präzise Nachverfolgung, wer an welchen Dokumenten arbeitet und welche weiteren Schritte erforderlich sind. Ordentlich definierte Zugriffsrechte und Rollenverteilungen sorgen zudem für einen transparenten und nachvollziehbaren Bearbeitungsverlauf.
Schnelle und effiziente Kommunikation
Die digitale Personalakte ermöglicht eine nahtlose und effiziente Zusammenarbeit, auch abteilungsübergreifend. Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden, was die Koordination erheblich erleichtert und sicherstellt, dass Aufgaben zuverlässig erledigt werden. Fehlende Unterlagen werden sofort erkannt und können direkt bei den zuständigen Personen angefordert werden, was die Effizienz im Arbeitsalltag deutlich steigert.
Einsparungen bei Papier und Platz
Papierakten verursachen hohe Druck- und Lagerkosten. Mit der digitalen Personalakte entfällt der Bedarf an physischen Aktenschränken, und das System passt sich flexibel an, ohne zusätzliche Lagerfläche zu benötigen.
Einfache Workflows
Aufwändige Seriendrucke per Post oder E-Mail gehören der Vergangenheit an. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Zeit und Kosten sparen – und das nicht nur in der Personalabteilung.
Effiziente Aufgabenverteilung
Ticketsysteme ermöglichen eine schnelle und effiziente Verteilung von Aufgaben. Diese werden direkt den zuständigen Ansprechpersonen zugewiesen und können zeitnah bearbeitet werden, was die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erheblich erleichtert.
Sichere Kalkulation
Digitale Personalakten verursachen zwar ebenfalls Betriebskosten und erfordern eine sorgfältige Einführung, bieten jedoch langfristig erhebliche Vorteile. Bei einer Cloud-Lösung fallen zum Beispiel keine unerwarteten zusätzlichen Kosten an, und die Ausgaben für Hardware entfallen vollständig.
Sicherheit & Datenschutz
Die digitale Personalakte bietet höchste Sicherheit durch ein klar strukturiertes Berechtigungskonzept, dass den Zugriff auf sensible Daten genau regelt. Alle Zugriffe und Änderungen werden lückenlos protokolliert, wodurch eine vollständige Nachverfolgbarkeit gewährleistet ist. Regelmäßige Backups sorgen zudem dafür, dass gesetzliche Vorgaben jederzeit erfüllt werden. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung einen sicheren Fernzugriff, sodass auch Mitarbeitende im Homeoffice problemlos und geschützt auf die Personalakte zugreifen können.
Die oben genannten Punkte stellen nur einen Teil der Vorteile digitaler Personalakten dar. Weitere Informationen finden Sie in diesem Blogartikel.
Einführung einer digitalen Personalakte: Was muss ich beachten?
Die Einführung einer digitalen Personalakte bringt schnell positive Effekte, doch es gibt wichtige Aspekte zu beachten, um potenzielle Herausforderungen zu vermeiden:
- Zentrale Ansprechpartner festlegen: Zunächst sollten interne Ansprechpartner festgelegt werden, die die Einführung des Produkts begleiten und überwachen sowie die Kommunikation übernehmen.
- Datenschutz und IT-Sicherheit: Personalinformationen brauchen einen besonderen Schutz, und nur ausgewählte Mitarbeitende dürfen sie einsehen und bearbeiten. Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden umfassend im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz schulen.
- Datenmigration: Die Überführung von bestehenden Papierakten in eine digitale Personalakte erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung.
- Mitarbeiterakzeptanz: Die Mitarbeitenden müssen vollständig in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Das gelingt am besten mithilfe von Schulungen und transparenter Kommunikation.
Darum lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Personalakte
Der Umstieg auf eine digitale Personalakte ist ein entscheidender Schritt in Richtung einer zukunftssicheren Personalverwaltung. Mit intelligenten Suchfunktionen und automatisierten Workflows wird die Arbeit in HR-Abteilungen deutlich vereinfacht, während Kosten für Papier, Druck und Lagerung drastisch reduziert werden. Ein zentraler Aspekt ist die erhöhte Datensicherheit, da sensible Informationen revisionssicher verwaltet und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Zudem ermöglicht die digitale Akte flexibles Arbeiten von jedem Ort aus, was die Zusammenarbeit im HR-Team erleichtert und effizienter macht.
Darüber hinaus unterstützt die einheitliche Struktur der digitalen Personalakte eine bessere Übersicht und Analyse Daten der Mitarbeitenden, was langfristig die strategische Personalarbeit fördert. Unabhängig von der Größe eines Unternehmens – ob 50 oder 3000 Personalakten – passt sich die digitale Lösung flexibel an und trägt nachhaltig zur Reduktion des Papierverbrauchs bei. Dies kommt nicht nur der Personalabteilung zugute, sondern auch dem gesamten Unternehmen, indem Transparenz und Produktivität verbessert werden. Der Einsatz bietet weit mehr als nur einen papierlosen Arbeitsalltag. Digitale Personalakten sind der Schlüssel zu optimierten HR-Prozessen, höherer Produktivität und einer nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.
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