Clever change a running system.

Kunst- und Kulturvermittlung einfacher gestalten

Die Organisation besonders von planungsintensiven Gruppenbesuchen läuft in vielen Museen, Instituten und anderen Kultureinrichtungen noch manuell und nicht-standardisiert ab. Dabei gibt es zeitgemäße Technologien, die die Organisation erheblich optimieren können. Gestützt auf langjähriges IT-Know-how und ein branchenerfahrenes Team haben wir bei EITCO ein intelligentes Konzept zur Kombination dieser Technologien erarbeitet. Entstanden ist ProSuite-K – eine speziell für Kunst- und Kulturbetriebe zugeschnittene Software zur Ablaufoptimierung und Ressourcensteuerung, von der Besucher, Mitarbeiter und das Management gleichermaßen und über Geldwerte hinaus profitieren.

Komfortabler Service für die Besucher

Sich rund um die Uhr von zuhause aus zu informieren und einzukaufen ist heutzutage für viele Menschen selbstverständlich. Mit ProSuite-K bieten jetzt auch Museen und Kulturbetriebe diesen komfortablen Service an. Interessierte Besucher der Website finden nicht nur alle Informationen zum Führungsangebot wie freie Termine, Guides und Preise, sie können auch direkt reservieren oder buchen und so zu echten Besuchern werden. Zeitgemäße Zahlungsmöglichkeiten wie Barzahlung, Überweisung, Rechnung und Kreditkarte sind dabei genauso selbstverständlich wie automatische Buchungsbestätigungen, Veränderungsmitteilungen per E-Mail oder SMS sowie das einfache Ausdrucken von Onlinetickets (print@home).

Enorme Arbeitserleichterung und bessere Zusammenarbeit für alle Mitarbeiter

Bester Service für den Besucherservice
ProSuite-K unterstützt Ihre Servicemitarbeiter bei allen Aufgaben und verschafft ihnen so mehr Zeit fürs Wesentliche: sich um die Besucher zu kümmern. Führungstermine werden im Echtzeitkalender mit direkter Reservierungs- und Buchungsoption visualisiert, Veranstaltungsplätze und Eintrittskarten mit Onlinebezahlfunktion bereitgestellt. Dabei können die Angebote für Einzelbesucher und Gruppen differenziert gestaltet werden. Die Adressverwaltung und eine Dokumentation der Kundenkontakte laufen genauso automatisiert und einfach ab wie die Kundenkommunikation über ein Mailsystem. Auch die Ressourcenplanung geht mit ProSuite-K fast von selbst: Räumlichkeiten, technisches Equipment sowie Ausstattungen für Hör-, Seh- und Gehbehinderte und der Einsatz der Mitarbeiter lassen sich effizient verwalten und fehlerfrei planen.

Einfache Planungssicherheit für die Personalabteilung
Die Einsatzplanung sowohl der Festangestellten als auch der oft freiberuflichen Guides und Aufsichtsteams wird mit ProSuite-K erheblich vereinfacht. Da die Verfügbarkeiten der freien Mitarbeiter eigenständig über einen Webzugang gepflegt werden und die Arbeits- bzw. Urlaubszeiten der Belegschaft im System hinterlegt sind, werden auf Knopfdruck einwandfreie Dienstpläne erstellt. Die individuellen Fähigkeiten, Kenntnisse und Sprachen der Mitarbeiter werden bei der Einsatzplanung für Führungen und Veranstaltungen berücksichtigt und bringen folglich nur passende Guides und Gruppen mit einem Klick zusammen. Die automatisierte Leistungserfassung und Reporterstellung ermöglicht außerdem korrekte Honorarabrechnungen ohne aufwändige Prüfungen.

Flexible Verbindlichkeiten für Guides und Guards
Auch die freiberuflichen Mitarbeiter können die Vorzüge der web-basierten Softwareplattform genießen, ohne dabei die Verantwortlichen in den Kultureinrichtungen zu umgehen: Die eigenen Arbeitszeitkonten und Verfügbarkeiten verwalten, Dienstpläne abrufen, Termine und Urlaube online planen – alles ist bequem von zuhause aus möglich. Sogar bei der Abrechnung unterstützt sie ProSuite-K: automatisch werden aus den im System erfassten Arbeitszeiten Rechnungen erstellt.

Modernste Managementunterstützung für bessere Geschäftsergebnisse

Museumsleiter und Direktoren erhalten mit ProSuite-K ein konsistentes System für alle ergebnisrelevanten Geschäftsprozesse. Besucher und sämtliche Mitarbeiter werden in die Geschäftsvorgänge integriert, so werden beispielsweise Statistiken zu Besucherzahlen oder zur Ressourcenauslastung erstellt. Verschiedene Standorte und Einrichtungen sind endlich einheitlich steuerbar. Eine leistungsfähige Bestell- und Lieferabwicklung mit Anbindung an Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft sowie die Echtzeitkommunikation mit den Kassensystemen sorgen dafür, dass das Management immer tagesaktuelle Zahlen auf dem Schreibtisch hat.

Die in öffentlich-rechtlich geführten Häusern vorgegebene Rechnungslegung bis hin zu Kontroll- und Revisionsaufgaben wird wesentlich erleichtert – einschließlich aller damit im Zusammenhang stehenden Statistiken und Erhebungen und auch gegenüber den Rechtsträgern.

Selbst für Marketingaktivitäten wird eine belastbare Grundlage geschaffen: Von Auswertungen über die Besucherzusammensetzung über Reports zu den erfolgreichsten Führungen oder Veranstaltungen sowie die Erstellung von Direktmarketingaktionen über die Kundendaten – dank der mit ProSuite-K gewonnenen Daten können alle Maßnahmen zielgruppenorientiert gesteuert und Streuverluste vermindert werden.

ProSuite-K: sieben Komponenten mit unschätzbarem Mehrwert

Die Komponenten von ProSuite-K sind vollständig generisch entwickelt. Einmal implementiert können sie schnell und mit überzeugender Qualität angepasst werden. Ihnen steht ein flexibles Baukastensystem zur Verfügung: Sie kombinieren ganz einfach nur die Funktionen, die Sie brauchen.