Clever change a running system.

Besuchermanagement mit EITCO –
Kunst und Kultur komfortabel organisieren

Kunst und Kultur gehören selbstverständlich zu unserem gesellschaftlichen Leben. Die große Nachfrage nach Bildung, Unterhaltung und besonderen Erlebnissen hat die Entstehung von unzähligen kulturellen Einrichtungen vorangetrieben, die von historischen Gemälden über zeitgenössische Darbietungen bis hin zu visionären Science Centern eine unglaubliche Bandbreite bieten.

Große Besucherzahl, große Herausforderung

Einen wesentlichen Anteil am Tagesgeschäft von Museen und anderen Kulturbetrieben machen Gruppen aus – klar, denn Kultur-Erlebnisse bringen gemeinsam mehr Spaß als allein. Egal ob Reisegruppe aus Norwegen, Seniorenausflug oder Schulklassen – Gruppen brauchen eine besondere Organisation. Nicht nur die Personenzahl ist dabei wichtig, sondern auch wie sich die Gruppe zusammensetzt, welche Interessen vorherrschen oder die pädagogische Ausrichtung. Oft ist auch ein unterhaltsamer Wissensvermittler, neudeutsch auch "Guide" genannt, von der Gruppe gewünscht.

Besuchermanagement ohne IT-Lösung: aufwändig und fehleranfällig

Der klassische Kulturbetrieb arbeitet häufig mit freiberuflichen Guides zusammen. Wenn sich nun also eine Gruppe anmeldet, startet ein aufwändiger Buchungsprozess: In vielen Einrichtungen werden die Anfragen vorrangig telefonisch von einem Servicemitarbeiter entgegengenommen. Nach einigem telefonischen Hin und Her werden im besten Fall die Bestätigungsdokumente erstellt und an die Gruppe und den gebuchten Guide versendet. Auch wenn bei diesem Ablauf bereits moderne Kommunikationsmittel wie E-Mail genutzt werden, so ist dieses nicht-standardisierte Vorgehen dennoch sehr zeit- und damit kostenintensiv – und vor allem auch fehleranfällig.

Besuchermanagement mit EITCO: einfach und zeitgemäß

Im Allgemeinen läuft jede Gruppenanfrage gleich ab. Was liegt da näher, als diesen Prozess mithilfe von IT zu standardisieren? Deshalb haben wir bei EITCO ein intelligentes Konzept zur Ablaufoptimierung und Ressourcensteuerung im kulturellen Sektor entwickelt. Gestützt auf mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Konzeption und Realisierung von innovativen IT-Lösungen und auf ein branchenerfahrenes Team haben wir daraus eine speziell für Kunst- und Kulturbetriebe zugeschnittene Software geschaffen: ProSuite-K.

Sie kombiniert zeitgemäße Technologien und bietet so von der Onlinebuchung über Personalplanungs- und Analysetools bis hin zur Anbindung an die Kassensysteme jede Menge Vereinfachungspotenzial.